Rà soát mục tiêu là một buổi cố định để nhìn lại đã làm gì, vì sao, và chỉnh gì cho chặng tới: năm phút mỗi tuần, ba mươi phút cuối tháng, khoảng nửa ngày cuối năm. Không có buổi này, một mục tiêu nhiều năm có thể lệch hướng mà không ai biết, vì trí nhớ của chúng ta rất giỏi tô vẽ lại những gì đã xảy ra.
Nhiều người bỏ rà soát vì nó biến thành buổi tự trách: đọc lại kế hoạch, thấy thiếu, thấy chán, gập sổ. Rà soát có ích khi nó trả lời được câu hỏi "chặng tới làm gì khác đi", chứ không chỉ "mình đã kém thế nào". Bài này đưa ra ba nhịp rà soát, kịch bản câu hỏi cụ thể cho cuối tháng và cuối năm, những ghi chép tối thiểu cần có trong tháng để buổi rà soát có dữ liệu, và những bẫy cần tránh.
Vì sao cần một buổi cố định, không chỉ nghĩ lúc rảnh
Lý do thứ nhất là trí nhớ không đáng tin. Hỏi ai đó tháng vừa rồi họ tập mấy buổi, câu trả lời thường lệch so với thực tế, có khi lệch theo hướng tốt khi tâm trạng tốt, theo hướng xấu khi đang chán. Một mục tiêu nhiều năm cần những lần nhìn lại dựa trên ghi chép, không dựa trên cảm giác của buổi tối hôm đó.
Lý do thứ hai là lệch hướng diễn ra âm thầm. Không ai quyết định bỏ học tiếng vào một ngày cụ thể. Chỉ là tuần này bận, tuần sau mệt, tháng sau có việc nhà, rồi ba tháng trôi qua. Buổi rà soát hằng tháng là lúc khoảng trống đó hiện ra khi nó còn nhỏ, còn kéo lại được.
Lý do thứ ba là học từ chính mình. Sau một năm, những buổi rà soát có ghi chép là tài liệu quý nhất về cách bạn làm việc: tháng nào hay hỏng, kiểu tuần nào làm tốt, lý do bỏ buổi nào hay lặp lại. Không một cuốn sách nào biết những điều đó về bạn.
Ba nhịp rà soát và câu hỏi chính của mỗi nhịp
Mỗi nhịp có độ dài và câu hỏi riêng. Đừng dùng câu hỏi của nhịp năm cho nhịp tuần; hỏi "mình có đang đi đúng hướng đời không" mỗi chủ nhật là cách nhanh nhất để mệt mỏi:
| Nhịp | Thời lượng | Câu hỏi chính | Đầu ra |
|---|---|---|---|
| Cuối tuần | Năm đến mười phút | Tuần này làm đủ phần việc đã định chưa? Vì sao? | Việc của tuần tới và khung giờ |
| Cuối tháng | Khoảng ba mươi phút | Nhịp có giữ được không? Điểm vấp lặp lại là gì? | Một điều chỉnh nhỏ cho tháng tới |
| Cuối quý | Khoảng một giờ | Trạng thái của quý đã tới chưa? Thành tích có nhích không? | Trạng thái của quý tới, có thể kèm WOOP |
| Cuối năm | Nửa ngày | Mục tiêu còn đúng không? Cái giá có đáng không? | Giữ, chỉnh hoặc đổi mục tiêu năm tới |
Đối với hầu hết người đi làm, nhịp tháng và nhịp năm là hai nhịp quan trọng nhất. Nhịp tuần có thể gộp vào buổi lên kế hoạch tuần, nhịp quý có thể gộp vào cuối tháng thứ ba. Điều cần là có ít nhất một nhịp ngắn và một nhịp dài, chạy đều.
Kịch bản rà soát cuối tháng trong ba mươi phút
Chọn một ngày cố định, ví dụ chủ nhật cuối cùng của tháng. Mở sổ ghi chép trong tháng, rồi đi lần lượt các câu sau, viết câu trả lời ngắn:
- Đếm (năm phút). Tháng này đã làm bao nhiêu buổi so với số buổi định làm? Chỉ ghi số, chưa bình luận.
- Nhìn tuần tốt nhất (năm phút). Tuần nào làm đều nhất? Tuần đó có gì khác: giờ giấc, chỗ ngồi, ai ở cạnh, việc ở cơ quan nhẹ hay nặng?
- Nhìn tuần tệ nhất (năm phút). Tuần nào bỏ nhiều nhất? Lý do thật là gì? Có lặp lại từ tháng trước không?
- Một tiến bộ nhỏ (năm phút). Có thứ gì làm được bây giờ mà đầu tháng chưa làm được không, dù nhỏ? Ghi ra cụ thể.
- Một điều chỉnh (năm phút). Dựa trên tuần tốt và tuần tệ, đổi đúng một thứ cho tháng tới: giờ, chỗ, độ dài buổi, một câu nếu–thì.
- Một câu cho mình (năm phút). Viết một câu như viết cho một người bạn đang theo đuổi cùng mục tiêu, sau khi đọc những gì vừa ghi.
Bước sáu nghe có vẻ thừa nhưng là bước giữ cho buổi rà soát không thành buổi tự trách. Nghiên cứu của Juliana Breines và Serena Chen năm 2012 cho thấy người được hướng dẫn nhìn lại thất bại với thái độ tự trắc ẩn, tức là tử tế với chính mình mà không bào chữa, có xu hướng muốn sửa sai và cố gắng hơn so với người chỉ được khuyên nghĩ tích cực về bản thân. Mẫu nghiên cứu là sinh viên và đo trong ngắn hạn, nhưng điều đó khớp với kinh nghiệm của nhiều người đi đường dài.
Bộ câu hỏi rà soát cuối năm
Rà soát cuối năm nên làm khi đã nghỉ được vài ngày, không phải tối ba mươi Tết đang mệt. Chia làm bốn phần, mỗi phần khoảng một giờ, có thể làm trong hai buổi:
- Nhìn lại: Năm nay đã làm được gì cho mục tiêu, liệt kê bằng việc cụ thể chứ không bằng cảm giác? Mười hai buổi rà soát tháng nói gì khi đọc liền một mạch?
- Nhìn lại: Đâu là ba quyết định đúng nhất trong năm, và một quyết định muốn làm khác?
- Cái giá: Mục tiêu này đã lấy đi những gì: giờ ngủ, tiền, thời gian với gia đình, sức khoẻ? Những người quanh mình thấy thế nào?
- Cái giá: Nếu biết trước cái giá đó, năm ngoái mình có vẫn chọn mục tiêu này không?
- Học được: Mình làm tốt nhất trong điều kiện nào? Mình hay bỏ vì lý do gì? Điều gì đúng về bản thân mà đầu năm chưa biết?
- Năm tới: Mục tiêu còn đúng không, hay cần chỉnh? Trạng thái cuối năm tới là gì? Cái gì sẽ làm khác đi?
- Năm tới: Có một mục tiêu duy trì nào cần chuyển lên chính, hay một mục tiêu chính nào nên về duy trì?
Câu hỏi về cái giá là câu ít người hỏi nhất mà lại cần nhất cho mục tiêu nhiều năm. Một mục tiêu vẫn tiến đều nhưng đang làm hỏng sức khoẻ hay một mối quan hệ quan trọng thì cần được nhìn lại, dù con số tiến độ có đẹp.
Ghi chép tối thiểu để buổi rà soát có dữ liệu
Một dấu cho mỗi buổi. Chỉ cần đánh dấu ngày nào đã làm. Lịch giấy treo tường, một trang sổ chia ô, hay một dòng trong ứng dụng ghi chú đều được. Không ghi thì cuối tháng chỉ còn cảm giác.
Một dòng mỗi tuần. Cuối tuần ghi một câu: tuần này thế nào, vướng gì. Bốn câu là đủ để buổi rà soát tháng có chất liệu.
Ghi lý do bỏ buổi, không ghi lời tự trách. "Họp muộn, về tới nhà mười giờ" là dữ liệu. "Lại lười" không phải dữ liệu, và đọc lại cuối tháng chỉ làm mệt thêm.
Giữ bản cũ. Đừng xoá hay viết đè. Những trang cuối năm đáng đọc nhất lại là những trang ghi những tháng tệ, vì chúng cho biết điều gì đã kéo mình trở lại.
Một phép thử mỗi quý. Ngoài dấu buổi, mỗi quý nên ghi kết quả của một phép thử nhỏ: thời gian chạy năm cây số, số trang đọc được không tra từ, một bản phác hoạ cùng đề tài. Đặt các phép thử cạnh nhau qua nhiều quý là cách duy nhất thấy được tiến bộ chậm mà trí nhớ bỏ sót.
Ghi trong lúc làm, không ghi bù. Ghi bù cả tuần vào tối chủ nhật thường thành đoán. Để sổ hoặc tờ giấy ngay chỗ làm việc, đánh dấu xong buổi rồi mới đứng dậy; việc này mất vài giây và thành một phần của buổi.
Khi cả tháng gần như không làm gì
Có những tháng mở sổ ra chỉ thấy hai ba dấu, hoặc không dấu nào. Đây là lúc nhiều người bỏ luôn buổi rà soát vì ngại nhìn. Thực ra đây lại là tháng cần rà soát nhất, chỉ là với câu hỏi khác. Không cần hỏi tiến bộ, chỉ hỏi ba câu: tháng này có chuyện gì lớn xảy ra, mình có muốn quay lại không, và nếu muốn thì buổi đầu tiên là ngày nào.
Nếu có chuyện lớn như ốm, việc gia đình, đợt công việc dồn, ghi nó ra và coi tháng đó là tháng nghỉ có lý do. Nếu không có chuyện gì lớn mà vẫn không làm, đó là thông tin quan trọng hơn mọi con số: có thể mục tiêu đang cần đổi hình dạng, hoặc có một trở ngại chưa gọi được tên. Buổi rà soát tháng đó nên ngắn, mười lăm phút là đủ, và kết thúc bằng một việc rất nhỏ cho ngày mai, không phải một kế hoạch lớn cho cả tháng.
Những bẫy làm buổi rà soát thành buổi tự trách
Chỉ đếm, không hỏi vì sao. Con số tháng này mười buổi trên mười sáu không nói lên gì nếu không biết sáu buổi kia mất vì đâu. Buổi rà soát chỉ có số thì không cho ra được điều chỉnh nào.
Lập kế hoạch mới toanh mỗi tháng. Rà soát xong lại viết một kế hoạch hoàn toàn khác, đẹp hơn, nhiều hơn. Mỗi tháng đổi hết thì không bao giờ biết kế hoạch nào thật sự có tác dụng. Mỗi tháng chỉ nên đổi một thứ.
So với người khác. Rà soát là so mình với mình tháng trước. Đem tiến độ của mình so với người trên mạng làm buổi rà soát mất hết tác dụng, vì không ai biết họ đã bắt đầu từ đâu và đánh đổi gì.
Rà soát khi đang quá mệt. Đọc lại một tháng không tốt khi đang kiệt sức thường dẫn tới quyết định bỏ mà sáng hôm sau sẽ không đồng ý. Nếu ngày rà soát rơi vào lúc tệ, dời sang hai ba ngày sau.
Bỏ qua tiến bộ nhỏ. Người theo đuổi lâu hay chỉ thấy khoảng cách tới đích. Bước ghi lại một tiến bộ nhỏ mỗi tháng không phải để tự khen, mà để có bằng chứng rằng thời gian bỏ ra có đổi được ra thứ gì.
Câu hỏi thường gặp
Có nên rà soát cùng một người khác không?
Có thể, nhất là với buổi rà soát quý hoặc năm. Một người hiểu mục tiêu của mình, như bạn cùng theo đuổi hay người đi trước, thường thấy được điều mình bỏ sót. Buổi rà soát tháng thì nhiều người thấy làm một mình gọn hơn.
Rà soát cuối năm nên làm theo năm dương lịch hay âm lịch?
Theo mốc nào có thời gian nghỉ thật để ngồi yên nửa ngày. Với nhiều người Việt, mấy ngày sau Tết dương lịch hoặc những ngày cuối kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán đều hợp. Quan trọng là chọn một mốc và giữ nó mỗi năm.
Nếu tháng nào cũng thấy mình làm thiếu thì sao?
Có thể kế hoạch đang đặt theo tuần đẹp nhất thay vì tuần bình thường. Thử hạ số buổi định làm xuống mức mình đã làm được trong tháng tốt nhất gần đây, giữ nguyên ba tháng, rồi mới tăng dần.
Ghi chép bằng giấy hay bằng ứng dụng tốt hơn?
Cái nào mình sẽ dùng mỗi ngày mà không cần nhắc thì tốt hơn. Giấy có ưu điểm là nhìn thấy cả tháng trong một lần liếc, ứng dụng có ưu điểm là luôn mang theo. Không nên dùng cả hai cho cùng một việc vì sẽ lệch nhau.
Rà soát có thay được việc hỏi ý kiến chuyên gia không?
Không. Rà soát giúp hiểu cách mình làm việc, nhưng với những việc cần kiến thức chuyên môn như luyện tập thể chất có chấn thương, tài chính phức tạp hay sức khoẻ tinh thần, vẫn cần người có chuyên môn.