Chia một mục tiêu nhiều năm là đi ngược: từ trạng thái lúc xong, hỏi cuối năm thứ nhất phải có gì, rồi cuối quý này phải có gì, rồi tuần này làm việc gì. Mỗi bậc chỉ cần đủ rõ để quyết định bậc dưới. Năm xa có thể viết bằng một câu; tuần này phải viết bằng việc có thể bắt tay ngay.
Sai lầm hay gặp là chia đều: mục tiêu năm năm thì mỗi năm một phần năm, mỗi tuần một phần hai trăm năm mươi. Đời sống không đều như thế. Năm đầu thường chậm vì còn đang học cách làm, có quý mất trắng vì việc nhà, có năm tăng tốc vì đã quen tay. Bài này chỉ cách chia theo chặng có tính đến chuyện đó, kèm bảng ví dụ cho một người đi làm muốn hoàn thành một dự án viết trong ba năm, và cách xử lý khi một quý bị trễ.
Đi ngược, không đi xuôi
Đi xuôi là bắt đầu từ hôm nay và hỏi "giờ làm gì trước". Cách này dễ, nhưng hay dẫn tới làm nhiều việc không cần cho đích. Đi ngược là đứng ở cuối chặng và hỏi "ngay trước khi xong, mình phải có cái gì trong tay". Với một bản thảo sách, ngay trước khi xong phải có bản sửa lượt hai. Trước bản sửa lượt hai phải có bản nháp hoàn chỉnh. Trước bản nháp hoàn chỉnh phải có dàn ý và một nửa số chương. Cứ thế lùi tới hôm nay.
Khi lùi, mỗi bậc nên là một trạng thái nhìn thấy được, không phải một hoạt động. "Có bản nháp ba chương đầu" là trạng thái; "viết đều" là hoạt động. Trạng thái giúp biết đã tới hay chưa, hoạt động thì không. Hoạt động chỉ nên xuất hiện ở bậc tuần, nơi câu hỏi là "làm gì" chứ không phải "có gì".
Khoa học hành vi gọi những mốc giữa đường là mục tiêu gần, phân biệt với mục tiêu xa. Một số nghiên cứu kinh điển, như thí nghiệm của Albert Bandura và Dale Schunk với trẻ học toán đầu thập niên 1980, cho thấy chia mục tiêu xa thành mục tiêu gần giúp người học tiến nhanh hơn và tự tin hơn. Bằng chứng đó trên trẻ em và việc học ngắn ngày; với người lớn theo đuổi nhiều năm, ý tưởng vẫn hợp lý nhưng nên coi là nguyên tắc dẫn đường, không phải định luật.
Bảng ví dụ: một dự án viết ba năm cho người đi làm
Ví dụ giả định: chị H., ba mươi hai tuổi, làm kế toán, muốn hoàn thành một cuốn sách về nghề của mình trong ba năm, viết ngoài giờ. Bảng đi ngược từ đích:
| Chặng | Trạng thái phải có | Nhịp tuần gợi ý |
|---|---|---|
| Cuối năm 3 | Bản thảo đã qua hai lượt sửa và một người trong nghề đọc góp ý | Sửa hai buổi, mỗi buổi một tiếng |
| Giữa năm 3 | Bản sửa lượt một xong | Sửa ba buổi |
| Cuối năm 2 | Bản nháp hoàn chỉnh khoảng sáu mươi nghìn chữ | Viết bốn buổi, mỗi buổi khoảng bốn trăm chữ |
| Cuối năm 1 | Dàn ý chốt và bốn chương nháp | Viết ba buổi, mỗi buổi khoảng ba trăm chữ |
| Cuối quý 1 | Dàn ý thô và một chương nháp, dù xấu | Ba buổi, mỗi buổi bốn mươi lăm phút |
| Tuần này | Danh sách mười câu hỏi người mới vào nghề hay hỏi mình | Hai buổi, mỗi buổi ba mươi phút |
Để ý năm đầu được giao ít chữ nhất. Đó là lúc chị H. còn đang tìm giọng viết, còn phải học cách ngồi xuống viết sau một ngày làm sổ sách. Đòi năm đầu nặng như năm hai là cách nhanh nhất để thấy mình thất bại từ tháng thứ tư.
Năm ba được dành phần lớn cho sửa, vì người viết lần đầu hay đánh giá thấp việc sửa. Nếu mục tiêu của bạn là một kỹ năng, một kỳ thi hay một việc kinh doanh nhỏ, nguyên tắc giống vậy: chặng cuối luôn cần thêm thời gian cho việc hoàn thiện mà lúc lập kế hoạch ít ai nghĩ tới.
Bậc quý: đơn vị dễ dùng nhất
Vì sao là quý. Một năm quá dài để thấy trễ, một tháng quá ngắn để có kết quả rõ. Mười ba tuần là đủ để làm xong một phần có hình dạng, ví dụ một chương sách, một học phần, một sản phẩm thử, và đủ ngắn để sai thì sửa còn kịp.
Mỗi quý một trạng thái chính. Ghi đúng một câu cho mỗi quý. Nếu muốn ghi hai, hỏi xem cái nào phải có trước. Mục tiêu nhiều năm sống nhờ việc mỗi quý biết mình đang dồn sức vào đâu.
Chừa hai tuần trống trong mỗi quý. Kế hoạch mười ba tuần chỉ nên giao việc cho mười một tuần. Hai tuần còn lại dành cho ốm, giỗ, công tác đột xuất, con nghỉ học. Nếu quý trôi êm, hai tuần đó là phần thưởng hoặc để đi trước một chút.
Quý đặc biệt được phép nhẹ. Quý có Tết, quý cưới, quý con vào lớp một, quý chuyển nhà. Biết trước thì giao cho quý đó một trạng thái nhỏ hơn hẳn, thay vì giao như thường rồi tự trách.
Từ quý xuống tuần: cách viết việc của tuần
Mỗi tối chủ nhật, hoặc một khung cố định nào đó, dành mười lăm phút làm các bước sau:
- Đọc lại câu trạng thái của quý. Chỉ một câu, để nhớ đang đi đâu.
- Hỏi: muốn tới trạng thái đó, việc gì đang chặn nhất? Chọn một việc, không chọn ba.
- Viết việc đó thành hành động mở đầu được trong năm phút: "mở tệp chương hai và viết đoạn mở", không phải "làm chương hai".
- Gắn nó vào hai hoặc ba khung giờ có thật trong tuần, ghi ngày giờ cụ thể.
- Viết phiên bản tối thiểu cho ngày tệ: nếu chỉ có mười lăm phút thì làm phần nào.
- Gạch những việc tuần trước chưa làm mà không còn cần nữa. Không kéo đuôi mãi.
Người làm tự do hoặc làm ca thì "tuần" có thể không bắt đầu từ thứ hai. Chọn ngày đầu chu kỳ theo lịch thật của mình. Điều quan trọng là có một lúc cố định nhìn từ quý xuống tuần, chứ không phải ngày nào trong tuần.
Khi một quý bị trễ
Trễ gần như lúc nào cũng có, nên câu hỏi không phải là có trễ không mà là trễ vì sao. Có ba loại trễ cần xử lý khác nhau. Loại thứ nhất là trễ vì hoàn cảnh: ốm, việc nhà, công ty dồn việc. Với loại này không cần sửa kế hoạch lớn, chỉ lùi trạng thái của quý sang quý sau và bớt bớt việc ở quý cuối năm nếu cần.
Loại thứ hai là trễ vì ước lượng sai: việc khó hơn nghĩ. Chương hai cần tra cứu gấp ba lần chương một. Lúc này nên sửa cả bậc năm, không chỉ bậc quý, vì nếu một chặng đã khó gấp đôi thì các chặng sau nhiều khả năng cũng thế. Điều chỉnh sớm một lần đỡ hơn trễ liên tục từng quý.
Loại thứ ba là trễ vì không muốn làm. Kế hoạch có, giờ có, nhưng cứ tới giờ là né. Đó không phải lỗi lập kế hoạch, và chia nhỏ thêm cũng không giải quyết được. Đây là lúc nên quay lại câu hỏi "mục tiêu này còn là của mình không", hoặc tìm xem phần nào trong việc đang làm mình sợ. Nếu đã qua ba quý liên tiếp mà vẫn né, hãy nghiêm túc cân nhắc đổi hướng; kiên trì với một mục tiêu không còn muốn chỉ làm tốn thêm thời gian.
Nếu mục tiêu năm năm của bạn là một thứ sẽ ra mắt công chúng, một trang viết, một kênh chia sẻ nghề hay một xưởng nhỏ, thì giữ một địa chỉ trực tuyến ổn định ngay từ quý đầu là một việc nhỏ đáng làm sớm; tên miền ngắn gọn có thể tham khảo ở tenmiendangcap.com.
Cuối mỗi năm: chỉnh lại cả bậc năm
Mỗi quý chỉ chỉnh việc của quý sau. Nhưng mỗi năm một lần cần ngồi lâu hơn, khoảng một buổi chiều, để chỉnh lại chính các bậc năm còn lại. Lý do đơn giản: sau một năm làm thật, bạn biết về mục tiêu của mình nhiều hơn hẳn lúc lập kế hoạch. Bạn biết mình viết được bao nhiêu chữ một buổi khi mệt, biết mỗi quý thường mất bao nhiêu tuần vì việc nhà, biết phần nào khó hơn tưởng tượng. Kế hoạch lập khi chưa biết những điều đó cần được viết lại bằng con số thật.
Cách làm: lấy bảng đi ngược ban đầu, đặt cạnh những gì thực sự đã có trong tay cuối năm. Nếu đã đi trước, đừng vội nâng đích; hãy xem năm vừa rồi có phải năm thuận lợi bất thường không. Nếu đi sau, hỏi xem khoảng cách đó có thể bù trong các năm còn lại với nhịp tuần hiện có không. Nếu phải tăng nhịp tuần lên quá mức đã thử được, thì nên lùi hạn hoặc thu nhỏ trạng thái cuối, thay vì tự hứa sẽ cố hơn.
Ví dụ giả định với chị H.: cuối năm một mới có hai chương thay vì bốn, vì quý ba có đợt kiểm toán dài. Chị giữ đích ba năm nhưng đổi trạng thái cuối năm hai thành "bản nháp ba phần tư", và đẩy phần còn lại sang nửa đầu năm ba, chấp nhận chỉ sửa một lượt kỹ thay vì hai. Kế hoạch mới kém đẹp hơn kế hoạch cũ, nhưng có thật.
Những cách chia làm hỏng mục tiêu
Chia theo phần trăm. "Mỗi tháng hoàn thành 3%" nghe chính xác nhưng không nói làm gì. Phần trăm hợp cho báo cáo, không hợp để bắt tay vào việc.
Kế hoạch tuần dài hơn một trang. Kế hoạch tuần càng chi tiết càng tốn thời gian lập và càng dễ vỡ. Một việc chính, hai ba khung giờ, một phiên bản tối thiểu là đủ.
Đổ hết việc khó về cuối. Bản năng là làm phần dễ trước để có cảm giác tiến bộ. Nhưng phần khó nằm cuối thì chỉ phát hiện nó khó khi đã hết thời gian. Mỗi quý nên có ít nhất một tuần đụng vào phần khó nhất của cả mục tiêu, dù chỉ để thăm dò.
Không có chỗ cho nghỉ. Kế hoạch ba năm không có tuần nghỉ nào là kế hoạch giả định con người là cái máy. Ghi rõ những tuần nghỉ có chủ đích; chúng giữ cho năm thứ ba vẫn còn người làm.
Câu hỏi thường gặp
Có cần lập kế hoạch cho cả năm năm ngay từ đầu không?
Không cần chi tiết. Năm năm chỉ cần trạng thái cuối và một câu cho từng năm; quý chỉ lập cho năm đang chạy; tuần chỉ lập cho tuần tới. Chi tiết hoá những năm xa thường tốn công mà về sau phải sửa gần hết.
Tuần nào không làm được gì thì có phải bù vào tuần sau không?
Không nên bù cả cục. Dồn việc của hai tuần vào một tuần thường làm hỏng luôn tuần thứ hai. Chỉ cần làm phiên bản tối thiểu ở tuần sau để giữ nhịp, phần thiếu để bậc quý hấp thụ bằng hai tuần trống đã chừa.
Làm tự do, thu nhập thất thường, có chia theo quý được không?
Được, nhưng nên chia theo hai mức: mức quý bình thường và mức quý bận việc khách. Đầu quý nhìn lịch nhận việc rồi chọn mức. Người làm tự do hay hỏng mục tiêu vì đặt mức bình thường cho cả những quý nhận việc dồn dập.
Mục tiêu học một kỹ năng thì trạng thái từng quý viết thế nào?
Viết bằng việc làm được: đánh trọn một bài nhạc ở tốc độ chậm, đọc được một bài báo ngắn không tra từ, nấu được ba món cho cả nhà ăn không cần công thức. Tránh viết bằng số giờ đã luyện, vì giờ luyện là đầu vào, không phải trạng thái.
Nên giữ kế hoạch ở đâu: sổ giấy hay điện thoại?
Ở đâu mình nhìn thấy mà không phải chủ động mở. Nhiều người thấy một tờ giấy dán ở chỗ làm việc hiệu quả hơn một ứng dụng nằm trong thư mục thứ ba. Công cụ không quan trọng bằng việc mỗi tuần có một lúc cố định nhìn vào nó.