Sống được bằng doanh thu trước khi tính chuyện lớn: mốc, phép tính và nhịp

Một công ty nhỏ sống được bằng doanh thu khi tiền khách trả đủ trang trải mọi chi phí của việc và trả cho người sáng lập một khoản đủ sống tối thiểu, không cần bơm thêm tiền từ ngoài. Đạt mốc này trước khi tính chuyện mở rộng lớn giúp mọi bước sau đó là lựa chọn chứ không phải cuộc chạy đua với quỹ tiền đang cạn. Với nhiều nhà sáng lập nhỏ, đây là mốc quan trọng nhất của vài năm đầu — quan trọng hơn quy mô hay tốc độ.

Cách tiếp cận này khác với mô hình gọi vốn để lớn nhanh, vốn có chỗ đứng riêng cho một số loại công ty. Bài này không bàn chuyện gọi vốn; nó viết cho người chọn đi bằng chính doanh thu: cách tính mốc, ba bậc thu nhập, cách đi tới mốc và giữ nó.

Vì sao mốc "tự nuôi được mình" quan trọng

Khi việc chưa tự nuôi được người làm, mỗi tháng trôi qua là một tháng rút từ quỹ sống. Áp lực đó len vào mọi quyết định: nhận khách không hợp vì cần tiền, giảm giá vì sợ, nhảy sang hướng mới vì sốt ruột. Người sáng lập nghĩ ngắn vì không có chỗ cho nghĩ dài.

Khi việc đã tự nuôi được mình, dù ở mức khiêm tốn, quan hệ với thời gian thay đổi. Một tháng xấu là chuyện phiền, không phải chuyện sống còn. Người sáng lập có thể từ chối khách không hợp, giữ giá, thử những điều mới với một phần nhỏ thời gian. Sức bền tăng lên không phải vì ý chí mạnh hơn mà vì áp lực giảm đi.

Đây cũng là mốc mà gia đình cảm nhận rõ nhất. Trước mốc, khởi nghiệp là một khoản chi của gia đình; sau mốc, nó là một nguồn thu, dù nhỏ. Cuộc nói chuyện trong nhà về việc kinh doanh thường thay đổi hẳn từ lúc đó.

Tính mốc hoà vốn của người sáng lập

Mốc hoà vốn của công ty là khi doanh thu bằng chi phí. Mốc hoà vốn của người sáng lập cao hơn: công ty phải trả thêm được phần sống tối thiểu cho mình. Ví dụ giả định cho một xưởng làm bánh nhỏ:

Với ví dụ này, xưởng cần khoảng 44 triệu doanh thu mỗi tháng để người sáng lập sống được ở mức tối thiểu. Nếu mỗi đơn trung bình 150 nghìn, đó là khoảng 290 đơn mỗi tháng, gần mười đơn mỗi ngày. Con số cụ thể như vậy biến mục tiêu mơ hồ "có lời" thành thứ đo được hằng tuần.

Phần sống tối thiểu nên trung thực: không phải mức mơ ước, cũng không phải mức nhịn đói. Đặt thấp quá để mốc trông gần hơn chỉ dời vấn đề sang sau, khi người sáng lập không chịu nổi mức sống đó.

Ba bậc thu nhập của người sáng lập

Đi tới chỗ sống tốt bằng doanh thu thường qua ba bậc. Mỗi bậc có một ý nghĩa riêng và nên được ăn mừng:

• Bậc một — việc tự trang trải: doanh thu đủ chi phí của việc, nhưng chưa trả được gì cho người sáng lập. Từ đây quỹ sống ngừng bị rút cho việc, chỉ còn bị rút cho sinh hoạt.
• Bậc hai — sống tối thiểu: việc trả được cho người sáng lập mức sống tối thiểu. Quỹ sống ngừng bị rút hẳn. Đây là mốc "tự nuôi được mình".
• Bậc ba — sống ổn và tích luỹ: việc trả được mức thu nhập tương đương hoặc gần với mức người sáng lập có thể kiếm khi đi làm, và còn dư để xây quỹ dự phòng cho việc và bù lại quỹ sống đã dùng.

Nhiều người dừng ở bậc một rất lâu mà không nhận ra, vì doanh thu trông có vẻ lớn. Ghi rõ mình đang ở bậc nào mỗi quý giúp biết mình thực sự đang đi tới đâu.

Chỉ nên tính chuyện lớn — thuê thêm người cố định, mở điểm mới, đầu tư thiết bị lớn — khi đã ở bậc hai ổn định nhiều tháng, lý tưởng là đã chạm bậc ba.

Đi tới mốc: những đòn bẩy trong tầm tay

Giá. Nhiều nhà sáng lập nhỏ định giá thấp khi mới bắt đầu và không dám nâng. Một lần nâng giá vừa phải, có báo trước, thường đẩy mốc lại gần nhanh hơn mọi đòn bẩy khác, vì phần tăng thêm đi thẳng vào lời.

Khách quay lại. Giữ một khách quay lại rẻ hơn tìm khách mới. Gói định kỳ, nhắc lịch, chăm sóc sau bán làm doanh thu đều hơn và dễ đoán hơn.

Chi phí cố định. Mỗi khoản cố định cắt được là mốc hạ xuống. Thuê chỗ nhỏ hơn, dùng chung thiết bị, trả theo việc thay vì lương tháng trong giai đoạn đầu.

Tập trung vào món lời cao. Không phải món nào cũng góp vào mốc như nhau. Tính lời trên mỗi giờ công cho từng món, dồn sức vào món góp nhiều nhất.

Một nguồn thu đệm. Một số người sáng lập giữ một nguồn thu nhỏ khác — làm thêm vài buổi, nhận dự án tự do — trong giai đoạn đầu để giảm phần việc chính phải gánh. Đây không phải chia tâm mà là kéo dài đường băng.

Bảng theo dõi mốc hằng tháng

Để mốc không chỉ là một con số trong đầu, ghi một bảng nhỏ mỗi tháng. Năm cột dưới đây đủ để thấy mình đang tiến tới mốc hay đang đi ngang:

Hai cột cuối nên đọc cùng nhau. Nếu khoảng cách tới mốc thu hẹp chậm hơn tốc độ quỹ sống cạn, có thể quỹ sống sẽ hết trước khi tới mốc — đó là lúc phải dùng tới những đòn bẩy lớn hơn như đổi giá, đổi nhóm khách, hoặc thêm một nguồn thu đệm, thay vì chỉ chờ.

Bảng này cũng là thứ dễ chia sẻ với gia đình nhất: năm con số, không cần giải thích dài, ai cũng thấy việc đang đi về đâu.

Giữ mốc khi đã đạt

Đạt mốc một tháng chưa phải đã đạt mốc. Nên coi là đạt khi trung bình ba tháng liên tục vượt mốc, và tháng thấp nhất trong ba tháng đó không rơi quá xa. Một việc vượt mốc nhờ một hợp đồng lớn rồi tụt lại là chưa đứng vững.

Sau khi đạt, cám dỗ thường gặp là tăng chi phí ngay: thuê chỗ đẹp hơn, nâng thu nhập cho mình lên mức cao, thêm người. Mỗi việc đó đẩy mốc lên cao hơn. Nên đi từng bước: nâng thu nhập cho mình vừa phải, xây quỹ dự phòng cho việc, rồi mới đến chi phí mới.

Ví dụ giả định: chị Yến làm xưởng gốm nhỏ, đạt mốc sau mười bốn tháng. Sáu tháng tiếp theo chị giữ nguyên chi phí, dồn phần dư vào quỹ dự phòng tới khi đủ bốn tháng chi phí cố định. Chỉ sau đó chị mới thuê thêm một người theo buổi. Chậm, nhưng mỗi bước đều có tiền thật đứng sau.

Cũng ở giai đoạn này, khi khách bắt đầu tìm đến bằng tên, nên nghĩ đến những thứ giữ được nhiều năm: một trang giới thiệu riêng, một địa chỉ cố định ngoài mạng xã hội. Cái tên đã quen với khách thì nên có tên miền trùng khớp, có thể tra ở tenmiendangcap.com, để khách luôn tìm đúng chỗ.

Hai con đường tới cùng một mốc

Ví dụ giả định: hai người cùng mở xưởng bánh với chi phí và mốc giống nhau. Người thứ nhất thuê ngay chỗ rộng mặt đường, thêm hai người phụ, chạy quảng cáo mạnh để mau có khách. Chi phí cố định tăng gấp đôi, lên 28 triệu, mốc đẩy lên gần 70 triệu mỗi tháng. Doanh thu tăng nhanh nhưng mốc cũng xa hơn; sau mười tháng, quỹ sống cạn trước khi kịp chạm mốc.

Người thứ hai làm ở bếp nhà trong sáu tháng đầu, nhận đặt trước, giao theo tuyến. Doanh thu tăng chậm hơn, nhưng mốc chỉ khoảng 44 triệu. Sau mười một tháng, chị chạm bậc hai. Chị thuê chỗ ở tháng mười lăm, khi đã có khách đều và quỹ dự phòng cho việc.

Không phải lúc nào đi chậm cũng thắng — có những thị trường mà ai đến trước sẽ giữ được khách. Nhưng với phần lớn việc nhỏ, nơi khách chọn người bán vì tin cậy và tiện lợi hơn là vì ai mở trước, con đường giữ chi phí thấp cho tới khi có doanh thu thật thường cho người sáng lập nhiều thời gian hơn để đi tới mốc.

Khi mốc mãi chưa tới

Có những việc đi mãi không tới mốc. Sau một khoảng thời gian đã đặt trước — với nhiều việc nhỏ là một đến hai năm — nếu doanh thu vẫn còn xa mốc và xu hướng không rõ ràng đi lên, cần nhìn thẳng: mô hình hiện tại có thể không nuôi được người làm ở quy mô này.

Lúc đó có vài hướng: thay đổi lớn về giá hoặc nhóm khách; giữ việc ở dạng phụ, quay lại đi làm và làm việc này ngoài giờ; hoặc dừng có kế hoạch. Không hướng nào là thất bại nếu được chọn bằng số liệu và trong giới hạn đã thống nhất với gia đình.

Điều nên tránh là dùng tiền vay hay quỹ sống để kéo dài thêm vô thời hạn với hy vọng mốc sẽ tới. Mốc tự nuôi được mình chỉ có ý nghĩa khi đạt được bằng doanh thu thật, không bằng tiền bơm vào để che.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu thì công ty nhỏ thường tự nuôi được người sáng lập?

Rất khác nhau theo ngành và cách làm. Việc dịch vụ ít vốn có thể đạt mốc sau vài tháng; việc cần thiết bị, hàng hoá thường lâu hơn, có khi một hai năm. Nên chuẩn bị quỹ sống cho thời gian dài hơn ước tính ban đầu.

Có nên trả lương cho mình ngay từ đầu?

Nên ghi nhận một khoản lương dù chưa trả được, để biết công ty còn cách mốc bao xa. Khi công ty trả được, trả đều một khoản cố định thay vì lấy lời không đều. Điều này giúp tách bạch tiền công ty và tiền nhà.

Đi bằng doanh thu có chậm hơn gọi vốn không?

Thường chậm hơn về tốc độ lớn, nhưng người sáng lập giữ toàn quyền quyết định và không chịu áp lực tăng trưởng từ người ngoài. Hai con đường hợp với hai kiểu công ty khác nhau. Với phần lớn việc nhỏ, đi bằng doanh thu là con đường tự nhiên.

Đã đạt mốc rồi có nên nghỉ việc chính?

Nếu đang làm ngoài giờ và việc riêng đã đạt mốc sống tối thiểu ổn định nhiều tháng, có quỹ dự phòng, gia đình đồng thuận, thì có thể cân nhắc. Nên nhớ khi chuyển sang toàn thời gian, chi phí sống có thể đổi, ví dụ phải tự lo bảo hiểm.

Làm sao biết phần sống tối thiểu của mình là bao nhiêu?

Ghi chi tiêu gia đình ít nhất ba tháng, rồi đánh dấu những khoản bắt buộc và những khoản có thể cắt tạm thời. Tổng khoản bắt buộc, cộng một khoảng đệm nhỏ, là phần sống tối thiểu. Nên bàn với người sống cùng để con số được cả nhà chấp nhận.