Lời thật của một món hàng bằng giá bán trừ đi giá vốn đầy đủ — nguyên liệu, bao bì, hao hụt, phí giao, phí nền tảng, phần chi phí chung chia cho món đó — rồi trừ tiếp phần công của chính mình. Hầu hết người mới bán hàng chỉ trừ nguyên liệu, nên thấy lời nhiều hơn thực tế, bán càng đông càng mệt mà tiền không khá hơn. Tính đủ một lần cho từng món giúp biết món nào đang nuôi việc kinh doanh, món nào đang ăn vào nó.
Bài này đi qua một phép tính mẫu từ đầu đến cuối (ví dụ giả định, không phải số liệu thị trường), danh sách chi phí ẩn hay quên, cách tính công của mình, cách tìm giá bán tối thiểu, và cách dùng kết quả để quyết định giữ, sửa hay bỏ món.
Phép tính mẫu: một túi hạt điều rang muối 250 gam
Ví dụ giả định: chị Hoa rang hạt điều ở nhà, bán qua nhóm khu dân cư và một trang mạng xã hội. Các con số dưới đây chỉ để minh hoạ cách tính, không phản ánh giá thị trường:
| Khoản | Cách tính | Tiền mỗi túi (ví dụ giả định) |
|---|---|---|
| Hạt điều thô | 250 gam thành phẩm cần khoảng 270 gam thô vì hao khi rang | 54.000 |
| Muối, dầu, gia vị | Chia theo mẻ 20 túi | 1.500 |
| Túi zip, nhãn dán trơn | Mua theo lô, chia đều | 3.000 |
| Gas, điện | Ước tính mỗi mẻ rồi chia | 1.500 |
| Hao hụt, túi hỏng, mẫu biếu | Khoảng 5% lô hàng | 3.000 |
| Phí giao mình bù cho khách | Trung bình trên mỗi túi | 4.000 |
| Giá vốn đầy đủ | Cộng các dòng trên | 67.000 |
Nếu chị Hoa chỉ tính hạt điều thô, giá vốn là 54 nghìn. Tính đủ, giá vốn là 67 nghìn — chênh 13 nghìn, gần một phần tư. Bán 85 nghìn, chị tưởng lời 31 nghìn mỗi túi, thực ra chỉ còn 18 nghìn trước khi tính công.
Dòng hao hụt thường bị bỏ qua nhất. Mẻ rang bị cháy một ít, túi bị rách khi giao, vài túi biếu khách quen — mỗi thứ nhỏ, cộng lại thành một phần đáng kể.
Danh sách chi phí ẩn hay quên
Ngoài phép tính mẫu, mỗi việc kinh doanh có những chi phí ẩn riêng. Dò theo danh sách dưới đây và đánh dấu khoản nào mình đang bỏ sót:
- Tiền xăng, tiền xe đi mua nguyên liệu, đi giao hàng tự giao.
- Phí nền tảng, phí sàn, phí cổng thanh toán, phí chuyển khoản (nếu có).
- Chi phí quảng cáo chia cho số đơn mà quảng cáo mang về.
- Hàng đổi trả, hàng hoàn tiền vì lỗi.
- Khấu hao dụng cụ: lò, máy, khuôn, máy may dùng vài năm rồi phải thay — chia ra theo tháng.
- Điện thoại, gói dữ liệu dùng chủ yếu cho việc bán hàng.
- Phần nhà ở dùng làm chỗ làm hàng: không phải trả thêm nhưng nếu phải thuê riêng thì tốn bao nhiêu.
- Thuế, phí theo quy định khi bán thường xuyên — mỗi loại hình một khác, nên kiểm quy định hiện hành.
Không cần tính chính xác từng đồng mọi khoản. Mục tiêu là biết khoản nào đáng kể. Một cách nhanh: cộng tất cả chi phí ngoài nguyên liệu trong một tháng, chia cho số món bán được, ra phần "chi phí chung" mỗi món. Nếu con số này lớn hơn một phần năm giá bán, đáng ngồi xem kỹ.
Tính công của chính mình — khoản hay bị coi là bằng không
Người làm một mình thường coi công mình là miễn phí: "lời bao nhiêu thì đó là công". Cách nghĩ này che mất câu hỏi quan trọng: với số giờ bỏ ra, mình đang được trả bao nhiêu mỗi giờ, và mức đó có đáng không.
Cách tính: ghi lại mọi khoảng thời gian dành cho một mẻ hàng — đi mua nguyên liệu, sơ chế, làm, đóng gói, chụp ảnh, trả lời tin nhắn, giao hàng, ghi sổ. Ví dụ giả định: một mẻ 20 túi hạt điều chị Hoa mất tổng cộng 6 giờ. Mỗi túi lời 18 nghìn trước công, cả mẻ 360 nghìn. Chia 6 giờ, chị được 60 nghìn mỗi giờ.
Con số này dùng để so: với một việc làm thêm khác chị có thể làm, với mức chị muốn đạt. Nếu muốn mỗi giờ được 80 nghìn, chị cần lời trước công khoảng 24 nghìn mỗi túi, tức giá bán khoảng 91 nghìn, hoặc giảm thời gian mỗi mẻ — ví dụ rang mẻ lớn hơn, gom đơn giao một lần.
Tính công không có nghĩa là phải bán giá cao ngay. Có lúc chấp nhận công thấp để xây khách, nhưng nên là lựa chọn biết trước, có thời hạn, chứ không phải trạng thái kéo dài vì không ai tính.
Tìm giá bán tối thiểu cho một món
Giá bán tối thiểu là mức dưới đó mình không nên bán, trừ khi xả hàng có chủ đích. Tính theo các bước:
- Tính giá vốn đầy đủ cho một món như bảng mẫu.
- Cộng phần chi phí chung chia cho mỗi món (quảng cáo, khấu hao, điện thoại…).
- Cộng phần công mong muốn: số giờ cho một món nhân với mức tiền mỗi giờ mình đặt ra.
- Cộng một khoản dự phòng nhỏ cho biến động giá nguyên liệu, ví dụ 5–10%.
- Kết quả là giá tối thiểu. So với giá khách đang trả cho món tương tự ở nơi khác.
Nếu giá tối thiểu cao hơn nhiều so với giá thị trường, có ba hướng: giảm chi phí (mua nguyên liệu theo lô, gom đơn giao), tăng giá trị để khách chấp nhận giá cao hơn (chất lượng, cách phục vụ), hoặc thừa nhận món đó không hợp với mình ở quy mô hiện tại.
Nếu giá tối thiểu thấp hơn nhiều so với giá thị trường, đừng vội hạ giá để "cạnh tranh". Khoảng chênh đó là phần đệm cho những tháng khó và những lần hàng hỏng.
Dùng kết quả để quyết giữ, sửa hay bỏ món
Khi đã tính đủ cho từng món, xếp các món theo hai trục: lời thật mỗi giờ công, và mức bán đều. Mỗi ô dẫn tới một quyết định khác:
| Bán đều | Bán thất thường | |
|---|---|---|
| Lời mỗi giờ cao | Món nuôi việc kinh doanh — giữ, chăm kỹ | Món tiềm năng — tìm thêm khách đúng nhóm |
| Lời mỗi giờ thấp | Món kéo khách — giữ có giới hạn, tìm cách giảm công | Món ăn vào sức — cân nhắc bỏ |
Món "kéo khách" là loại khó quyết nhất: khách mua nhiều, có khi mua kèm món khác, nhưng tự thân lời ít. Giữ nó có ích nếu thật sự kéo khách mua các món lời cao; nếu không, nó chỉ làm mình bận.
Bảng này nên làm lại mỗi quý, vì giá nguyên liệu, phí giao và cả tay nghề của mình đều thay đổi. Một món lời thấp năm ngoái có thể thành món tốt khi mình làm nhanh tay hơn.
Tính lời lỗ khi thứ mình bán là dịch vụ
Dịch vụ như kèm học, làm móng tại nhà, chụp ảnh, sửa đồ điện không có nguyên liệu lớn, nên dễ tưởng gần như toàn bộ tiền thu là lời. Thực ra chi phí của dịch vụ nằm ở chỗ khác: thời gian đi lại, thời gian chuẩn bị, dụng cụ hao mòn, và những giờ không ai đặt lịch.
Ví dụ giả định: anh Đức nhận chụp ảnh gia đình cuối tuần, mỗi buổi thu 1,5 triệu. Buổi chụp kéo dài hai giờ, nhưng anh còn mất một giờ đi về, ba giờ chọn và chỉnh ảnh, nửa giờ trao đổi với khách trước buổi. Tổng cộng sáu giờ rưỡi. Máy ảnh và ống kính anh dùng khoảng bốn năm, chia ra mỗi buổi chừng 150 nghìn khấu hao; xăng xe, gửi xe khoảng 80 nghìn. Lời trước công còn khoảng 1,27 triệu, chia sáu giờ rưỡi được gần 195 nghìn mỗi giờ — vẫn tốt, nhưng thấp hơn nhiều so với con số 750 nghìn mỗi giờ anh từng nghĩ khi chỉ đếm hai giờ đứng chụp.
Với dịch vụ, cách tăng lời mỗi giờ thường không phải tăng giá mà là cắt giờ ẩn: gom lịch theo khu vực để bớt đi lại, làm sẵn mẫu trao đổi với khách, giới hạn số ảnh chỉnh trong gói. Mỗi giờ ẩn cắt được là tiền công thật tăng lên mà khách không phải trả thêm đồng nào.
Làm một thẻ giá vốn cho từng món
Sau khi tính một lần, nên ghi kết quả thành một "thẻ giá vốn" cho mỗi món — một trang sổ hoặc một dòng trong bảng tính — để lần sau không phải tính lại từ đầu. Mỗi thẻ gồm:
- Tên món và quy cách (khối lượng, kích thước, số lượng trong gói).
- Từng khoản chi phí với ngày cập nhật gần nhất, ví dụ giá hạt điều mua ngày nào.
- Số giờ công cho một món hoặc một mẻ, đo từ lần làm gần nhất.
- Giá bán hiện tại, giá tối thiểu, lời mỗi món và lời mỗi giờ.
- Ghi chú: món này bán đều hay thất thường, có ai chê giá không, lần nâng giá gần nhất.
Thẻ giá vốn trở nên rất có giá trị khi nguyên liệu tăng giá đột ngột: chỉ cần sửa một dòng là biết ngay giá bán còn đủ không, thay vì phải ngồi tính lại cả buổi tối. Nó cũng là thứ đưa cho người nhà hoặc người phụ khi họ phải bán thay mình, để không ai vô tình bán dưới giá vốn.
Nhiều người bán nhỏ chỉ làm thẻ cho món bán chạy. Nên làm cho tất cả, vì món bán chậm thường là nơi giá vốn bị lãng quên lâu nhất và lỗ lặng lẽ nhất.
Những sai lầm hay gặp khi tính lời lỗ
Lấy tiền trong túi cuối tháng làm lời. Tiền trong túi có thể gồm tiền khách đặt cọc cho đơn chưa giao, tiền chưa trả nhà cung cấp. Lời phải tính từ sổ, không từ ví.
Tính giá vốn một lần rồi để đó. Giá nguyên liệu, giá bao bì, phí giao thay đổi theo mùa. Giá vốn tính từ sáu tháng trước có thể đã sai đáng kể. Nên tính lại mỗi khi mua lô nguyên liệu mới có giá khác.
Gộp tiền nhà vào tiền hàng. Lấy tiền bán hàng đi chợ cho gia đình, lấy tiền nhà mua nguyên liệu — cuối tháng không ai biết lời hay lỗ. Một tài khoản hoặc một ví riêng cho việc kinh doanh giải quyết được phần lớn chuyện này.
Chỉ nhìn món bán chạy nhất. Món bán chạy chưa chắc là món lời nhất. Có trường hợp món bán chạy nhất lại lời thấp nhất trên mỗi giờ công, và người bán càng chăm nó càng mệt. Chỉ khi tính cho từng món mới thấy điều này.
Câu hỏi thường gặp
Có cần tính chính xác từng đồng không?
Không cần. Mục tiêu là biết lời thật trong khoảng đúng, không sai lệch một phần tư như khi chỉ tính nguyên liệu. Ước tính hợp lý cho chi phí nhỏ là đủ; quan trọng là không bỏ sót khoản lớn như phí giao, hao hụt và công.
Lời bao nhiêu phần trăm thì hợp lý?
Không có con số chung, vì mỗi loại hàng có chi phí và công khác nhau. Thay vì hỏi phần trăm, hãy hỏi: lời mỗi giờ công là bao nhiêu và có đủ với mình không. Hai món cùng phần trăm lời có thể trả công rất khác nhau.
Có nên tính tiền nhà, tiền điện khi làm ở nhà không?
Nên tính phần tăng thêm do làm hàng, như điện của lò, gas. Phần nhà ở có thể không cần tính hàng tháng, nhưng nên biết nếu phải thuê chỗ riêng thì tốn bao nhiêu, để không ngộ nhận rằng việc kinh doanh lời hơn thực tế khi sau này mở rộng.
Tính ra lời mỗi giờ quá thấp thì làm gì trước?
Thử giảm thời gian trước khi tăng giá: gom đơn, làm mẻ lớn hơn, giao theo tuyến, bỏ bớt món tốn công. Nếu đã tối ưu mà vẫn thấp, nâng giá vừa phải và quan sát phản ứng. Nếu vẫn không được, cân nhắc bỏ món đó.
Khi nào nên tính lại giá vốn?
Mỗi khi mua lô nguyên liệu có giá khác đáng kể, mỗi khi đổi bao bì hoặc cách giao, và ít nhất mỗi quý một lần. Giá vốn cũ là nguyên nhân phổ biến của việc tưởng lời mà thật ra đang lỗ dần.