Người đi làm toàn thời gian, sau khi trừ giờ ngủ, giờ làm, đường đi, việc nhà và gia đình, thường chỉ còn khoảng năm đến tám giờ thật sự dùng được mỗi tuần cho việc riêng. Lịch tuần tốt không cố nhồi thêm giờ, mà đặt hai ba khối cố định vào đúng những chỗ còn sức, bảo vệ chúng như bảo vệ một cuộc hẹn, và có sẵn phương án cho tuần bận.
Việc riêng ở đây có thể là viết một cuốn sách, học một chứng chỉ, làm một sản phẩm nhỏ, luyện một nhạc cụ, hay xây kênh nội dung của mình. Bài này đưa ra cách kiểm kê giờ thật trong tuần, chọn khối, xếp việc theo sức, một lịch mẫu, cách giữ qua mùa bận, và những cái giá cần nói thẳng với mình và với gia đình.
Kiểm kê giờ thật trước khi lên lịch
Hầu hết lịch tuần thất bại vì được lên cho một con người tưởng tượng không mệt và không có việc đột xuất. Trước khi lên lịch, ghi lại một tuần bình thường:
- Ghi giờ cố định: ngủ, làm, đường đi, bữa ăn, đưa đón con, việc nhà không né được.
- Ghi giờ "rỉ": những khoảng mà bạn không nhớ đã làm gì, thường là điện thoại sau bữa tối, tivi, nằm nghỉ. Không phán xét, chỉ ghi.
- Đánh dấu mức sức: mỗi khoảng trống, ghi bạn thường còn sức cao, trung bình hay thấp. Tối thứ hai sau họp cả ngày khác hẳn sáng thứ bảy.
- Cộng lại: bao nhiêu giờ trống có sức cao hoặc trung bình. Đây là ngân sách thật, thường thấp hơn bạn nghĩ.
- Trừ đi một phần cho dự phòng: khoảng một phần tư, cho việc đột xuất, ốm, khách tới. Phần còn lại mới đem lên lịch.
Kết quả thường gây hụt hẫng: tưởng có hai giờ mỗi tối, hoá ra chỉ có ba tối mỗi tuần, mỗi tối một giờ còn đủ tỉnh. Nhưng một kế hoạch dựa trên con số thật thì sống được qua tháng thứ ba; kế hoạch dựa trên con số mơ ước thì thường chết ở tuần thứ hai.
Chọn hai ba khối cố định thay vì rải mỗi ngày một ít
Vì sao khối hơn rải. Nhiều việc riêng cần thời gian khởi động: mở lại tệp, nhớ đang làm tới đâu, vào mạch. Mười lăm phút mỗi tối có khi chỉ đủ để khởi động. Hai khối chín mươi phút trong tuần thường làm được nhiều hơn bảy lần mười lăm phút.
Ngoại lệ là việc cần lặp lại hằng ngày. Học từ vựng, luyện ngón đàn, viết nhật ký ngắn hợp với phiên ngắn mỗi ngày. Lịch tốt thường kết hợp: một phiên ngắn hằng ngày cho phần lặp lại, hai khối dài trong tuần cho phần cần suy nghĩ.
Chọn giờ có sức, không chọn giờ trống. Tối thứ sáu có thể trống nhất tuần nhưng cũng là lúc mệt nhất. Sáng thứ bảy trước khi cả nhà dậy, hay giờ nghỉ trưa thứ tư, có khi ngắn hơn nhưng làm được nhiều hơn.
Cố định giờ và chỗ. "Thứ ba, thứ năm, 20 giờ 30 tới 22 giờ, bàn trong phòng ngủ" tốt hơn "hai buổi mỗi tuần". Giờ và chỗ cố định giảm số lần phải quyết định, và giúp người nhà biết để tránh làm phiền.
Đừng chọn quá ba khối lúc đầu. Ba khối giữ được trong ba tháng giá trị hơn năm khối giữ được ba tuần. Khi đã đều, có thể thêm.
Một lịch tuần mẫu
Ví dụ giả định cho người làm văn phòng 8 giờ đến 17 giờ, muốn viết một cuốn sách hướng dẫn về nghề của mình trong khoảng hai năm. Giờ cụ thể chỉ để minh hoạ:
| Ngày | Phiên ngắn hằng ngày | Khối dài | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thứ hai | 15 phút ghi ý tưởng sau bữa tối | — | Ngày họp nhiều, không đặt khối dài |
| Thứ ba | 15 phút ghi ý tưởng | 20:30–22:00 viết chương | Khối chính thứ nhất |
| Thứ tư | Nghỉ trưa 20 phút đọc tài liệu | — | |
| Thứ năm | 15 phút ghi ý tưởng | 20:30–22:00 viết chương | Khối chính thứ hai |
| Thứ sáu | Không | — | Tối tự do, không áy náy |
| Thứ bảy | — | 6:30–8:30 sửa bài đã viết | Khối dự phòng: làm nếu thứ ba hoặc thứ năm bị lỡ |
| Chủ nhật | 10 phút rà tuần, chọn việc tuần sau | — | Dành cho gia đình |
Tổng cộng khoảng sáu giờ mỗi tuần. Khối sáng thứ bảy được thiết kế như khối dự phòng: tuần nào hai khối chính chạy đủ, sáng thứ bảy dùng để sửa bài; tuần nào lỡ một khối, thứ bảy dùng để viết thay.
Với sáu giờ một tuần, một năm có khoảng 250 tới 300 giờ cho việc riêng nếu trừ đi các tuần lễ Tết, ốm, công tác. Con số đó đủ để viết xong bản thảo một cuốn sách vừa phải, hoặc đi một chặng đáng kể trong học một kỹ năng mới.
Xếp việc theo sức trong ngày
Không phải giờ nào cũng như nhau. Việc riêng thường gồm nhiều loại: phần cần suy nghĩ sâu (viết mới, giải bài khó, thiết kế), phần cần cẩn thận nhưng không mới (sửa, kiểm, chỉnh), và phần cơ học (sắp xếp tệp, ghi chép, đăng bài). Đặt phần cần suy nghĩ vào khối có sức cao nhất trong tuần, phần cơ học vào những lúc đã mệt.
Một cách làm hữu ích là chuẩn bị danh sách việc theo ba mức sức ngay trong sổ dự án. Tối nào mệt hơn dự kiến, bạn không bỏ khối mà chuyển sang danh sách việc nhẹ: đặt tên lại tệp ảnh, chép trích dẫn vào ghi chú, đọc lại chương trước để sửa lỗi chính tả. Khối vẫn được giữ, dự án vẫn tiến, chỉ là tiến ở phần khác.
Cách này cũng giúp tránh một bẫy hay gặp: dùng khối có sức cao nhất để làm việc cơ học vì nó dễ chịu. Sáng thứ bảy tỉnh táo nhất tuần mà đem đi sắp xếp thư mục là phí. Mỗi khối nên bắt đầu bằng việc khó nhất có thể làm trong khối đó.
Giữ lịch qua mùa bận
Việc chính có mùa: cuối quý, cuối năm, mùa thi, mùa cao điểm bán hàng. Lịch tuần không tính tới mùa bận sẽ gãy đúng vào những tuần đó, và sau mùa bận rất nhiều người không quay lại. Cách giữ là có sẵn một "lịch mùa bận" được thiết kế từ trước: chỉ còn một khối ngắn mỗi tuần và một phiên ngắn mỗi ngày, hoặc chỉ còn phiên ngắn.
Điều quan trọng là quyết định chuyển sang lịch mùa bận một cách có chủ ý, có ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến, thay vì để lịch tự rơi rụng. "Từ 1 tới 20 tháng 12 chạy lịch mùa bận, 21 tháng 12 quay lại lịch thường" cho bạn một mốc trở về rõ ràng. Không có mốc, mùa bận dễ kéo thành cả quý.
Sau mùa bận, đừng quay lại bằng khối dài ngay. Tuần đầu tiên chạy phiên ngắn mỗi ngày và một khối dài, tuần thứ hai mới về đủ lịch. Quay lại từ từ ít gây hụt hẫng hơn nhảy thẳng vào lịch đầy đủ rồi thấy mình không theo kịp.
Việc riêng định nuôi qua nhiều mùa bận như vậy, nhất là khi bạn muốn đưa nó ra cho người khác đọc hay dùng, đáng có một chỗ ổn định trên mạng để mỗi lần quay lại đều thấy những gì đã làm; ai đang chọn tên cho chỗ ấy có thể dạo qua tenmiendangcap.com.
Mười phút rà tuần vào tối chủ nhật
Lịch tuần chỉ sống được nếu được sửa đều. Mười phút cuối tuần, ngồi với sổ dự án, đi qua năm câu:
- Tuần này chạy được mấy khối trên mấy khối định? Ghi con số, không bình luận.
- Khối nào lỡ, vì sao? Một dòng cho mỗi khối. Sau một tháng, các dòng này cho thấy khối nào đặt sai chỗ.
- Dự án tiến tới đâu? Một câu cụ thể: "xong nháp chương 3", "học xong bài 12". Câu này quan trọng hơn số giờ, vì giờ có thể ngồi mà không ra gì.
- Tuần sau có gì bất thường? Công tác, sinh nhật, hạn nộp việc chính. Dời khối trước khi tuần bắt đầu, không đợi tới hôm đó mới lỡ.
- Việc đầu tiên của khối đầu tiên tuần sau là gì? Ghi ra, để tối thứ ba ngồi xuống là biết ngay phải làm gì.
Mười phút này cũng là lúc nhận ra tín hiệu sớm. Ba tuần liền tiến độ chỉ là "sửa lặt vặt" thường có nghĩa dự án đang kẹt ở một phần khó mà bạn né; tuần sau nên đặt phần khó đó vào khối có sức cao nhất.
Những cái giá cần nói thẳng
Thời gian với gia đình. Sáu giờ một tuần cho việc riêng là sáu giờ không dành cho người khác. Nói chuyện với vợ chồng, cha mẹ về những khối này, thoả thuận giờ nào là của chung, và giữ đúng thoả thuận. Lịch riêng bị người nhà ngầm phản đối thường không sống lâu.
Sức khoẻ. Đừng lấy giờ ngủ để nhét thêm khối. Một hai tuần thì không sao, nhưng kéo dài thì chất lượng cả việc chính lẫn việc riêng đều giảm. Nếu lịch chỉ khả thi khi ngủ năm tiếng, lịch đó cần sửa.
Việc chính. Không làm việc riêng trong giờ làm, không dùng tài nguyên công ty cho việc riêng. Ngoài chuyện nguyên tắc, nó làm bạn mất uy tín ở chính công việc đang nuôi mình.
Nhịp chậm. Với năm tới tám giờ một tuần, mọi thứ đều chậm hơn người làm toàn thời gian nhiều lần. Một cuốn sách có thể mất hai năm, một kỹ năng có thể mất ba năm. Chấp nhận nhịp đó từ đầu giúp tránh cảm giác thất bại khi so với người khác.
Lúc nên dừng. Nếu sau sáu tháng giữ lịch đều mà việc riêng chỉ mang lại mệt mỏi, không còn chút hứng thú nào, đó là lúc nên ngồi lại hỏi có còn muốn làm việc này không. Dừng một việc không còn hợp không phải là thất bại về kỷ luật.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dậy sớm để làm việc riêng không?
Nếu bạn ngủ đủ và buổi sáng là lúc tỉnh táo, khối sáng sớm rất đáng giá vì ít bị gián đoạn. Nếu dậy sớm đồng nghĩa với ngủ ít đi, hoặc bạn vốn thuộc kiểu tỉnh về tối, khối tối sẽ hợp hơn. Chọn theo sức của mình, không theo lời khuyên chung.
Một tuần bao nhiêu giờ thì đủ để tiến bộ?
Không có con số chung, vì phụ thuộc vào việc và mục tiêu. Điều chắc hơn là đều đặn quan trọng hơn tổng số: bốn giờ mỗi tuần trong một năm thường đi xa hơn mười hai giờ mỗi tuần trong một tháng rồi bỏ. Bắt đầu với con số bạn chắc chắn giữ được.
Có nên theo đuổi hai việc riêng cùng lúc không?
Với người đi làm, hai việc riêng cùng lúc thường làm cả hai chậm tới mức khó thấy tiến bộ. Nếu muốn, hãy cho một việc làm chính với các khối dài, việc kia chỉ có phiên ngắn, hoặc luân phiên theo quý.
Làm sao để không áy náy khi tối thứ sáu không làm gì?
Ghi nó vào lịch như một khối nghỉ đã định. Nghỉ có kế hoạch là một phần của lịch, không phải chỗ trống bị bỏ phí. Người giữ lịch được nhiều năm thường là người cho mình những buổi nghỉ thật.
Lịch đã lên rồi mà tuần nào cũng lỡ thì sao?
Xem lại ngân sách giờ. Nếu tuần nào cũng lỡ cùng một khối, khối đó đang đặt sai chỗ, thường là vào lúc quá mệt hoặc hay có việc đột xuất. Dời nó, hoặc giảm từ ba khối xuống hai, thay vì cố giữ một lịch không vừa với đời sống.