Làm tự do ở nhà, bạn mất đi gần như mọi cái khung mà công sở dựng sẵn: giờ phải có mặt, người ngồi bên cạnh, quãng đường đi làm, giờ tan sở. Kỷ luật lúc này không còn là tuân theo khung, mà là tự dựng lại khung cho mình, đủ chắc để làm được việc nhưng đủ mềm để không biến thành một ông chủ khó tính hơn ông chủ cũ.
Bài này viết cho người làm thiết kế, viết, dịch, lập trình, dạy trực tuyến, bán hàng online tại nhà, và cả sinh viên tự học ở nhà nhiều ngày liền. Nội dung gồm: những khung bị mất và cái nào cần dựng lại trước, nghi thức bắt đầu và kết thúc ngày, một tuần mẫu, ranh giới với người nhà, và cách giữ chỗ cho việc dài hạn của riêng mình giữa những đơn hàng ngắn hạn.
Những khung bị mất, và cái nào cần dựng lại trước
Giờ bắt đầu. Ở công ty, 8 giờ là 8 giờ. Ở nhà, 8 giờ dễ thành 9 giờ 30 sau bữa sáng, tin tức và vài việc lặt vặt. Đây là khung quan trọng nhất cần dựng lại, vì một buổi sáng trôi đi kéo cả ngày lệch theo.
Giờ kết thúc. Khung này hay bị quên, vì người làm tự do lo thiếu việc hơn lo làm quá. Nhưng không có giờ kết thúc, việc tràn sang buổi tối, cuối tuần, và cảm giác "lúc nào cũng đang làm mà chẳng xong gì" xuất hiện rất nhanh.
Ranh giới không gian. Văn phòng là chỗ làm, nhà là chỗ nghỉ. Khi hai thứ trùng nhau, đầu óc khó tắt chế độ làm việc, và giường cũng thành chỗ đọc thư khách hàng.
Người xung quanh. Đồng nghiệp vừa là nguồn xao nhãng vừa là nguồn nhịp: thấy người khác làm thì mình cũng làm. Ở nhà một mình, cái nhịp vô hình đó mất đi.
Thứ tự nên dựng. Bắt đầu bằng giờ bắt đầu và giờ kết thúc, vì chúng rẻ và tác động lớn. Không gian và người cùng làm có thể thêm sau, khi hai khung đầu đã đứng được.
Nghi thức bắt đầu: "đi làm" khi không phải đi đâu
Quãng đường đi làm, dù mệt, có một chức năng ít ai để ý: nó chuyển đầu óc từ chế độ ở nhà sang chế độ làm việc. Người làm ở nhà có thể tạo một bản thu nhỏ của nó. Một số người đi bộ một vòng quanh khu nhà rồi mới ngồi vào bàn. Một số thay quần áo ra ngoài dù không ra ngoài. Một số pha cà phê, mang ra bàn làm việc, và chỉ uống ở đó.
Điều quan trọng không phải là hành động cụ thể, mà là lặp lại nó mỗi ngày vào cùng giờ, cho tới khi nó trở thành tín hiệu. Sau vài tuần, chỉ cần làm nghi thức là đầu óc tự chuyển sang trạng thái làm việc, giống như bước qua cửa công ty.
Nghi thức nên kết thúc bằng một việc cụ thể đầu tiên, đã chọn từ tối hôm trước. Ngồi vào bàn mà chưa biết làm gì là lúc dễ mở hộp thư, mạng xã hội, và nửa tiếng trôi qua. Một tờ giấy ghi "việc đầu tiên sáng mai: phác ba phương án logo cho khách A" làm được việc của một người quản lý đứng chờ ở cửa.
Nếu sáng nào cũng thấy mình mở điện thoại trước khi kịp làm nghi thức, đặt điện thoại ở một chỗ cố định ngoài bàn làm việc trong giờ khối việc đầu tiên, chỉ cầm lên ở giờ trả lời khách đã định. Khách của người làm tự do hiếm khi cần trả lời trong vòng mười phút; phần lớn sự gấp gáp đó là do chính mình tự tạo ra rồi quen dần.
Nghi thức kết thúc: đóng ngày cho đúng
Giờ kết thúc khó giữ hơn giờ bắt đầu, vì luôn còn một việc nhỏ có thể làm thêm. Cách hiệu quả là đóng ngày bằng một chuỗi hành động cố định trong mười phút: ghi lại việc đã xong, chọn việc đầu tiên cho ngày mai, trả lời những tin cần trả lời, tắt máy, dọn bàn.
Bước "chọn việc đầu tiên cho ngày mai" có hai tác dụng. Nó giúp sáng mai bắt đầu nhanh, và nó cho phép đầu óc buông việc hôm nay ra vì biết đã có chỗ để nhặt lại. Nhiều người làm tự do kể rằng trước khi có nghi thức này, họ nằm trên giường vẫn còn nghĩ về việc chưa xong.
Bước "tắt máy, dọn bàn" quan trọng với người ở phòng nhỏ. Nếu bàn làm việc cũng là bàn ăn, dọn hết đồ làm việc vào một hộp. Nếu máy tính cũng dùng để giải trí buổi tối, ít nhất đóng mọi cửa sổ công việc và đăng xuất ứng dụng nhắn tin công việc trên máy đó. Không làm vậy, bạn sẽ "chỉ xem nhanh một tin" vào 22 giờ và lại mất một buổi tối.
Một tuần mẫu cho người làm tự do
Ví dụ giả định cho người làm thiết kế, nhận việc từ nhiều khách. Sửa theo nghề và nhịp sinh học của bạn; điểm đáng giữ là cấu trúc, không phải giờ cụ thể:
| Khối giờ | Thứ hai – thứ năm | Thứ sáu | Cuối tuần |
|---|---|---|---|
| 7:00 – 8:00 | Dậy, nghi thức bắt đầu, không mở thư | Như ngày thường | Nghỉ |
| 8:00 – 11:30 | Khối việc sâu cho khách (việc khó nhất) | Khối việc cho dự án riêng dài hạn | Nghỉ, hoặc dự án riêng nếu thích |
| 11:30 – 13:30 | Ăn trưa, nghỉ ra ngoài | Như ngày thường | — |
| 13:30 – 15:00 | Trả lời khách, sửa theo góp ý | Gửi hoá đơn, đối soát tiền | — |
| 15:00 – 17:00 | Khối việc thứ hai | Rà tuần: việc nào trễ, khách nào cần gọi | — |
| 17:00 – 17:15 | Nghi thức kết thúc | Nghi thức kết thúc tuần, chọn ba việc chính tuần sau | — |
Hai điểm hay bị bỏ qua trong bảng: thời gian trả lời khách được gom vào một khối thay vì rải cả ngày, và thứ sáu có một khối dành cho việc của riêng mình. Nếu không có khối đó, việc dài hạn luôn bị đẩy sau đơn hàng gấp, mãi mãi.
Giữ chỗ cho việc dài hạn của riêng mình
Người làm tự do thường sống bằng đơn hàng ngắn hạn, và chính điều đó làm họ dễ bỏ quên những việc cần nhiều năm: một bộ sản phẩm của riêng mình, một khoá học tự soạn, một hồ sơ tác phẩm chọn lọc, một kỹ năng mới để nâng giá. Những việc này không có khách hối, không có hạn chót, nên lúc nào cũng thua việc có tiền ngay.
Cách giữ chỗ là đối xử với chúng như một khách hàng. Đặt một khối giờ cố định mỗi tuần, ghi vào lịch như một cuộc hẹn, và chỉ dời khi có lý do mà bạn sẵn sàng dùng để dời một cuộc hẹn với khách thật. Nửa ngày mỗi tuần nghe ít, nhưng qua một năm là khoảng 25 buổi, đủ để làm xong một việc đáng kể.
Một hồ sơ tác phẩm hay nhật ký dự án đặt trên trang của riêng mình cũng là chỗ để thấy công sức tích lại qua từng tháng, thay vì rải rác trên nhiều nền tảng; người muốn bắt đầu có thể tìm một địa chỉ dễ nhớ ở tenmiendangcap.com.
Khi nhiều khách cùng dồn việc: giữ khung mà không cứng nhắc
Khung là mặc định, không phải luật thép. Có tuần ba khách cùng đòi gấp, khung ngày bị phá là chuyện thường. Điều cần giữ không phải là từng giờ trong bảng, mà là ba thứ: giờ bắt đầu, nghi thức kết thúc và ít nhất một ngày nghỉ. Ba thứ đó còn thì tuần sau quay về nhịp rất nhanh.
Sắp việc theo hạn thật, không theo người nhắn nhiều nhất. Khách nhắn liên tục dễ làm bạn tưởng việc của họ gấp nhất. Mỗi sáng nhìn danh sách hạn chót thật, xếp thứ tự, rồi mới mở tin nhắn.
Báo trước khi sắp trễ. Một tin nhắn "bản phác sẽ gửi chiều thứ năm thay vì sáng thứ năm" gửi sớm hai ngày giữ uy tín tốt hơn thức trắng để kịp. Đây cũng là kỷ luật, chỉ là kỷ luật trong giao tiếp.
Ghi lại tuần quá tải. Sau mỗi tuần dồn việc, ghi một dòng: vì sao dồn, có thể tránh không. Ba tuần quá tải trong một quý là tín hiệu cần nâng giá, nhận ít việc lại, hoặc đặt điều khoản hạn chót rõ hơn với khách.
Đừng bù bằng cách cắt việc dài hạn mãi. Tuần dồn thì tạm gác khối dự án riêng là hợp lý. Nhưng nếu nó bị gác bốn tuần liền, nó đã chết lặng lẽ. Đặt luật: không gác quá hai tuần liên tiếp.
Khi kỷ luật thành tự bóc lột
Làm bảy ngày một tuần. Người làm tự do hay sợ từ chối việc, sợ tháng sau không có đơn. Nỗi sợ có cơ sở, nhưng làm liên tục không nghỉ khiến chất lượng giảm, dễ sai sót, và cuối cùng mất khách theo cách khác. Ít nhất một ngày nghỉ hẳn mỗi tuần nên được giữ như giữ hạn chót.
Ăn uống tại bàn, không ra khỏi nhà nhiều ngày. Đây là dấu hiệu khung ngày đã bị việc nuốt mất. Một bữa trưa rời khỏi bàn và một lần ra ngoài mỗi ngày là mức tối thiểu cho sức khoẻ, không phải xa xỉ.
Trả lời tin nhắn khách lúc nửa đêm. Một hai lần vì việc gấp thì được. Thành nếp thì khách sẽ coi đó là chuẩn. Nói rõ giờ làm việc của bạn ngay từ khi nhận việc.
Mệt kéo dài, mất hứng với cả nghề mình từng thích. Đây có thể là dấu hiệu kiệt sức, không giải quyết được bằng thêm kỷ luật. Giảm khối lượng, nghỉ thật, và nếu kéo dài kèm khó ngủ, chán ăn, hãy gặp bác sĩ hoặc chuyên gia.
Một câu tự hỏi mỗi cuối tuần. "Nếu một người khác sắp xếp tuần của mình như thế này, mình có chấp nhận làm cho họ không?" Câu trả lời thường cho biết khung bạn tự dựng đang hợp lý hay đã thành khắc nghiệt.
Câu hỏi thường gặp
Người làm tự do có nên làm theo giờ hành chính không?
Không bắt buộc. Điều quan trọng là có giờ bắt đầu và giờ kết thúc cố định, không phải chúng trùng với giờ hành chính. Người tỉnh táo về chiều tối có thể làm từ 11 giờ đến 19 giờ, miễn là giữ đều và khách biết giờ có thể liên lạc.
Làm ở quán cà phê có tốt hơn làm ở nhà không?
Với nhiều người, quán là cách mượn khung bên ngoài: có người xung quanh làm việc, có lý do để ra khỏi nhà. Nhược điểm là tốn tiền, ồn, khó họp trực tuyến. Một hai buổi mỗi tuần ở quán hoặc không gian làm việc chung xen với ngày ở nhà là cách nhiều người chọn.
Có nên tìm người cùng làm việc qua cuộc gọi video không?
Có thể hữu ích. Hai người bật cuộc gọi, nói ngắn mỗi người sẽ làm gì trong một giờ tới, rồi tắt tiếng và làm việc riêng. Sự có mặt của người kia tạo ra cái nhịp mà đồng nghiệp ở văn phòng từng tạo ra, mà không cần trò chuyện nhiều.
Người nhà nghĩ mình ở nhà là rảnh thì phải làm sao?
Nói rõ giờ làm việc và chỗ làm việc của mình, như nói về giờ đi làm ở công ty. Một tín hiệu nhìn thấy được, như đóng cửa phòng hay đeo tai nghe, giúp người nhà biết lúc nào không nên gọi. Dành thời gian cho gia đình vào khung giờ đã định để họ không thấy bị gạt ra.
Tháng ít việc thì có cần giữ khung ngày không?
Nên giữ, chỉ thay nội dung. Tháng ít đơn là lúc tốt để làm dự án riêng, học kỹ năng mới, cập nhật hồ sơ tác phẩm, liên hệ khách cũ. Bỏ hẳn khung trong tháng vắng thì tháng có việc trở lại sẽ khó vào nhịp hơn nhiều.