Tiền cá nhân của nhà sáng lập nhỏ nên được quản lý như của một người có thu nhập không đều: một quỹ sống tách riêng đủ nhiều tháng, một khoản lương tự trả đều đặn ở mức công ty chịu được kể cả tháng kém, và một ranh giới cứng giữa ví cá nhân với tiền công ty. Khi ba thứ này rõ, người sáng lập biết mình sống được bao lâu, công ty biết nó thực sự lời lỗ thế nào, và một tháng tệ của công ty không lập tức thành tháng tệ của cả nhà.
Bài này không bàn chuyện góp vốn, chia cổ phần hay gọi vốn. Nó chỉ nói về túi tiền của người sáng lập: tính quỹ sống, đặt mức lương tự trả, tách tiền, và những cái bẫy tiền bạc hay gặp. Các con số đều là ví dụ giả định, không phải lời khuyên đầu tư hay tài chính cá nhân cụ thể.
Vì sao người sáng lập nên tự trả lương
Nhiều nhà sáng lập nhỏ không trả lương cho mình, chỉ lấy tiền khi cần. Cách này có vẻ linh hoạt, nhưng gây ra ba vấn đề. Thứ nhất, không biết công ty thực sự lời hay lỗ: công ty "có lời" vì người làm chính không được trả công. Thứ hai, chi tiêu gia đình lên xuống theo công ty, khó lên kế hoạch. Thứ ba, ranh giới mờ dần, đến lúc tiền công ty và tiền nhà không còn phân biệt được.
Một khoản lương đều đặn — dù nhỏ — giải quyết cả ba. Công ty phải gánh khoản này như một chi phí thật, nên sổ sách phản ánh đúng. Gia đình có một con số để lên kế hoạch. Và mọi khoản lấy thêm ngoài lương trở thành một quyết định có chủ đích, phải ghi lại.
Trong giai đoạn đầu, khi công ty chưa trả nổi, vẫn nên ghi nhận một khoản lương "nợ" trên sổ để thấy công ty còn cách mốc tự nuôi được người làm bao xa. Con số đó trung thực hơn mọi cảm giác "cũng đang ổn".
Đặt mức lương tự trả theo giai đoạn
Mức lương nên đi theo khả năng của công ty, không theo nhu cầu của tháng đó. Một cách đặt theo giai đoạn, với ví dụ giả định:
| Giai đoạn | Mức lương tự trả | Nguồn bù phần còn thiếu | Ví dụ giả định |
|---|---|---|---|
| Chưa có doanh thu đều | Không trả, ghi nhận lương nợ | Quỹ sống | Rút quỹ sống 12 triệu mỗi tháng |
| Công ty tự trang trải chi phí | Một phần nhỏ | Quỹ sống bù phần thiếu | Lương 4 triệu, quỹ sống bù 8 triệu |
| Công ty trả được mức sống tối thiểu | Bằng mức sống tối thiểu | Không cần quỹ sống | Lương 12 triệu |
| Công ty có lời đều, có quỹ dự phòng | Nâng dần, thấp hơn lời trung bình | Phần dư bù lại quỹ sống đã dùng | Lương 16 triệu, mỗi tháng trả lại quỹ sống 3 triệu |
Mức lương nên thấp hơn lời trung bình của công ty, để tháng kém vẫn trả được. Phần lời dư tháng tốt không mang hết về nhà, mà chia vào quỹ dự phòng của công ty và bù lại quỹ sống đã dùng.
Nâng lương cho mình nên theo nhịp chậm: mỗi lần nâng, giữ vài tháng xem công ty có trả đều được không rồi mới nâng tiếp.
Tính và giữ quỹ sống
Quỹ sống là thứ cho phép người sáng lập ngủ được trong những tháng công ty chưa trả nổi lương. Cách tính và giữ:
- Ghi chi tiêu gia đình ít nhất ba tháng trước khi bắt đầu, chia khoản bắt buộc và khoản có thể cắt tạm.
- Lấy tổng khoản bắt buộc mỗi tháng làm mức sống tối thiểu. Ví dụ giả định: 12 triệu.
- Ước số tháng tới khi công ty trả được mức sống tối thiểu, rồi cộng thêm một khoảng đệm — ước tính về thời gian thường lạc quan.
- Nhân hai con số, trừ phần thu nhập đều của người khác trong nhà nếu có. Kết quả là quỹ sống cần có.
- Để quỹ sống ở một chỗ riêng, không chung với tiền công ty, không chung với tiền tiêu hằng ngày.
- Mỗi tháng chỉ chuyển từ quỹ sống sang tài khoản tiêu dùng một khoản cố định. Ghi số tháng còn lại.
Quỹ sống không phải chỗ để bù lỗ cho công ty. Nếu công ty cần thêm tiền, đó là quyết định riêng, phải được cân nhắc riêng — và thường là dấu hiệu nên xem lại mô hình hơn là dấu hiệu nên bơm thêm.
Ranh giới giữa tiền cá nhân và tiền công ty
Tài khoản riêng. Công ty có tài khoản riêng, kể cả khi còn là hộ kinh doanh nhỏ. Mọi tiền khách trả vào đó, mọi chi phí của việc ra từ đó. Quy định về tài khoản, hoá đơn, thuế theo từng loại hình nên kiểm theo quy định hiện hành.
Một ngày chuyển lương. Chỉ chuyển tiền từ công ty sang cá nhân vào một ngày cố định mỗi tháng, đúng khoản lương đã đặt. Mọi khoản khác phải được ghi như "ứng trước" và trừ vào tháng sau.
Không trả việc nhà bằng thẻ công ty. Đi chợ, học phí con, sửa xe gia đình — trả từ tiền cá nhân. Lẫn một lần thì không sao, lẫn thành thói quen thì cuối năm không ai biết công ty lời bao nhiêu.
Khoản góp thêm có giấy. Nếu phải bỏ thêm tiền cá nhân vào công ty, ghi rõ là góp thêm hay cho công ty mượn, ngày nào, bao nhiêu. Khi công ty khá lên, khoản cho mượn được trả lại theo kế hoạch.
Khi công ty có một tháng lời lớn
Tháng lời lớn là lúc dễ phá vỡ ranh giới nhất. Cảm giác "cuối cùng cũng có tiền" kéo theo những khoản chi đã nhịn lâu: sửa nhà, đổi xe, một chuyến đi. Không có gì sai khi tự thưởng, nhưng nếu toàn bộ phần lời được mang về và tiêu, tháng kém tiếp theo sẽ lại phải rút quỹ sống.
Một thứ tự chia đơn giản cho phần lời vượt mức lương: trước hết bù quỹ dự phòng của công ty nếu còn thiếu; tiếp theo trả lại quỹ sống phần đã dùng; phần còn lại mới chia giữa thưởng cho mình và để công ty quay vòng. Ví dụ giả định: tháng mười hai công ty của anh Sơn dư 20 triệu sau lương; anh để 8 triệu vào dự phòng của công ty, trả lại quỹ sống 7 triệu, tự thưởng 5 triệu.
Tự thưởng một phần là quan trọng, không phải xa xỉ. Người sáng lập nhịn suốt nhiều tháng mà không bao giờ được hưởng chút thành quả nào sẽ khó giữ động lực đường dài. Điều cần tránh chỉ là biến một tháng tốt thành mức sống mới.
Nói chuyện tiền với người cùng nhà
Tiền của nhà sáng lập không bao giờ chỉ là tiền của một người. Quỹ sống thường là tiền tích luỹ chung, lương tự trả thấp nghĩa là người kia gánh nhiều hơn, và rủi ro của công ty là rủi ro của cả nhà. Vì vậy những con số trong bài này nên được đặt cùng người sống chung, không phải một mình.
Một cuộc nói chuyện tiền mỗi tháng, ngắn và đều, thường đủ: quỹ sống còn bao nhiêu tháng, lương tự trả tháng này bao nhiêu, công ty có cần bỏ thêm gì không, tháng tới dự kiến thế nào. Nói cả khi số liệu xấu. Người cùng nhà chịu được tin xấu khi được báo sớm; điều họ khó chịu được là phát hiện ra muộn.
Nếu hai người có quan điểm khác nhau về rủi ro — một người sẵn lòng mạo hiểm hơn — nên thống nhất trước những con số giới hạn: quỹ sống tối thiểu không được chạm, số tiền tối đa bỏ thêm vào công ty. Những con số đã thống nhất giúp tránh tranh cãi lại mỗi lần có chuyện.
Những cái bẫy tiền hay gặp của nhà sáng lập
Dùng thẻ tín dụng cá nhân để chạy công ty. Tiện ở tháng đầu, nhưng lãi thẻ nếu không trả đủ thường rất cao, và nợ thẻ tích dần mà không ai nhìn vào sổ công ty thấy được. Nếu đã dùng, trả dứt điểm sớm và không lặp lại.
Vay người thân không giấy tờ. Người thân cho mượn với lòng tốt, nhưng không giấy tờ thì mỗi người nhớ một kiểu. Một thoả thuận ngắn ghi số tiền, thời hạn, cách trả — kể cả khi là cha mẹ — giữ được cả tiền lẫn tình.
Ngừng đóng các khoản bảo vệ cá nhân. Rời việc làm công, nhiều người quên hoặc cắt các khoản bảo hiểm đi kèm. Đến khi ốm đau mới thấy hổng. Nên kiểm những quyền lợi sẽ mất và cách tự lo tiếp theo quy định hiện hành.
Nâng chi tiêu ngay khi công ty có tháng tốt. Một tháng lời cao không phải là thu nhập mới. Giữ mức sống theo lương tự trả, phần dư vào dự phòng.
Vay nóng để giữ công ty. Không có ngoại lệ. Vay nóng, vay qua ứng dụng không rõ ràng có thể biến một khó khăn kinh doanh thành món nợ đeo bám gia đình nhiều năm.
Một năm tiền bạc của một nhà sáng lập — ví dụ giả định
Chị Hiền mở dịch vụ dạy vẽ cho trẻ em tại nhà. Mức sống tối thiểu của chị 12 triệu; chồng chị có thu nhập đều 10 triệu, nên phần chị cần tự lo là khoảng 2 triệu cộng chi phí riêng, chị làm tròn 5 triệu mỗi tháng. Chị ước mười tháng mới tự trả được mức đó, cộng đệm năm tháng: quỹ sống 75 triệu, để ở một tài khoản riêng.
Bốn tháng đầu chị không trả lương cho mình, rút quỹ sống đều 5 triệu. Tháng năm đến tháng chín, công ty trả được 2 triệu, quỹ sống bù 3 triệu. Tháng mười, lớp đông dần, công ty trả đủ 5 triệu. Cuối năm, quỹ sống còn khoảng 40 triệu — tốt hơn ước tính.
Điều giúp chị không hoảng trong những tháng đầu không phải là doanh thu, mà là biết chính xác quỹ sống còn bao nhiêu tháng. Điều giúp gia đình không căng thẳng là con số 5 triệu mỗi tháng không đổi, dù công ty tháng đó thế nào.
Câu hỏi thường gặp
Nhà sáng lập nên tự trả lương bao nhiêu?
Mức công ty trả được đều đặn kể cả tháng kém, và thấp hơn lời trung bình. Giai đoạn đầu có thể rất thấp hoặc bằng không, phần thiếu bù bằng quỹ sống. Nâng dần theo khả năng của công ty, không theo nhu cầu của từng tháng.
Quỹ sống nên đủ bao nhiêu tháng?
Đủ cho thời gian ước tính tới khi công ty trả được mức sống tối thiểu, cộng một khoảng đệm vì ước tính thường lạc quan. Con số cụ thể tuỳ từng việc và từng gia đình; quan trọng là tính từ chi tiêu thật đã ghi chép, không phải đoán.
Có nên dùng tiền tiết kiệm hưu trí hoặc tiền mua nhà cho công ty?
Rất cần thận trọng. Những khoản dành cho mục tiêu dài hạn của gia đình nên được tách khỏi rủi ro kinh doanh. Nếu cân nhắc, nên bàn với gia đình và hỏi chuyên gia tài chính độc lập trước khi quyết định.
Tiền cá nhân lỡ trộn với tiền công ty nhiều tháng thì làm sao?
Bắt đầu tách từ hôm nay: mở tài khoản riêng, kiểm kê tiền và hàng hiện có làm mốc, đặt ngày chuyển lương cố định. Không cần tính lại chính xác quá khứ; ghi các khoản đã bỏ thêm theo ước tính hợp lý và đi tiếp.
Có nên cho người thân góp tiền vào công ty?
Có thể, nếu viết rõ đó là cho mượn hay góp vốn, quyền lợi ra sao, xử lý thế nào nếu công ty dừng. Chỉ nhận số tiền mà người thân mất được mà không ảnh hưởng cuộc sống của họ. Khoản lớn nên hỏi người có chuyên môn pháp lý.