Người hay trễ hẹn phần lớn không coi thường người khác; họ thường đánh giá thấp thời gian chuẩn bị và đi đường, và có thói quen cố làm thêm "một việc nhỏ" ngay trước khi đi. Sửa được bằng ba việc: đo thời gian thật thay vì đoán, đặt giờ ra khỏi nhà thay vì giờ đến, và chấp nhận đến sớm vài phút như một phần bình thường của mỗi cuộc hẹn.
Bài này viết cho những cuộc hẹn đời thường: gặp bạn bè, đưa con đi học, lớp học thêm, đi khám, hẹn với khách khi làm tự do. Chuyện đi làm muộn ở công ty và cách xử lý với cấp trên là một đề tài khác. Ở đây là thói quen cá nhân: vì sao hay trễ, cách đo, cách đổi, và cách giữ được nếp mới.
Vì sao người hay trễ luôn nghĩ mình kịp
Năm 1979, Daniel Kahneman và Amos Tversky đặt tên "ngụy biện kế hoạch" (planning fallacy) cho xu hướng đánh giá thấp thời gian cần để hoàn thành một việc, kể cả khi đã nhiều lần trễ với những việc giống hệt. Roger Buehler và cộng sự (1994) minh hoạ bằng nghiên cứu sinh viên ước tính thời gian viết luận văn: đa số xong muộn hơn nhiều so với dự đoán, ngay cả dự đoán cho tình huống "mọi thứ đều xấu nhất".
Với chuyện đi hẹn, ngụy biện kế hoạch có dạng rất quen. Bạn nhớ quãng đường "mất hai mươi phút" từ lần duy nhất đi lúc vắng xe. Bạn nhớ việc chuẩn bị "mất mười phút" mà quên tìm chìa khoá, quay lại lấy ví, tìm chỗ gửi xe. Mỗi lần trễ, bạn coi đó là xui: hôm nay tắc đường, hôm nay con khóc. Nhưng nếu xui xảy ra tám trên mười lần, nó không còn là xui mà là một phần thường lệ của quãng đường.
Một lý do khác ít được nói: một số người thấy khó chịu với khoảng chờ vô ích, nên họ cố tối ưu, đi đúng phút cuối để không phải đứng chờ. Mục tiêu này hợp lý, nhưng nó không để lại khoảng dự phòng nào cho bất cứ điều bất ngờ nào.
Đo thời gian thật trong một tuần
Trước khi đổi gì, đo. Một tuần, mỗi lần đi đâu có hẹn, ghi ba con số:
- Giờ bắt đầu chuẩn bị: lúc bạn đứng dậy để thay đồ, không phải lúc bạn nghĩ "phải đi rồi".
- Giờ thật sự ra khỏi cửa: lúc xe đã nổ máy hoặc chân đã bước ra ngõ.
- Giờ đến nơi: lúc đã gửi xe xong, đứng ở chỗ hẹn.
- Ghi chú vì sao chậm: tìm đồ, gọi điện, việc lặt vặt, tắc đường.
- Cuối tuần: tính trung bình thời gian chuẩn bị và thời gian đi đường cho các tuyến hay đi. Lấy con số lớn thứ hai, không lấy con số nhỏ nhất.
Hầu hết người làm việc này phát hiện thời gian chuẩn bị thật dài gấp rưỡi tới gấp đôi con số họ vẫn nghĩ. Con số này không phải để tự trách mà để dùng: từ giờ, đây là thời gian bạn đặt vào kế hoạch.
Đặt giờ đi, không đặt giờ đến
Giờ đến là giờ của người khác, giờ đi là giờ của mình. Hẹn 9 giờ. Nếu bạn chỉ nhớ "9 giờ", não sẽ đếm ngược một cách lạc quan. Nếu bạn tính "đi đường 35 phút, gửi xe 5 phút, dự phòng 10 phút, vậy 8 giờ 10 ra khỏi nhà", bạn có một mốc cụ thể để hành động.
Đặt báo thức cho giờ đi và giờ chuẩn bị. Hai báo thức: một lúc bắt đầu chuẩn bị, một lúc phải ra khỏi cửa. Khi báo thức thứ hai kêu, bạn đi, dù đang làm dở gì.
Dự phòng mười tới mười lăm phút. Không phải vì đường sẽ tắc, mà vì luôn có một điều gì đó: quên đồ, hết xăng, chỗ gửi xe đầy. Dự phòng là để những điều này không biến thành trễ.
Quy tắc "không thêm một việc". Khi đã tới giờ chuẩn bị, không bắt đầu việc mới: không trả lời thêm một email, không phơi nốt mẻ đồ, không xem nốt video. Đây là nơi phần lớn các cuộc trễ được sinh ra.
Mang theo việc để làm khi đến sớm. Nếu khó chịu khi phải chờ, mang theo một cuốn sách, một bài nghe, một danh sách việc nhỏ có thể làm trên điện thoại. Khoảng chờ trở thành thời gian dùng được, không còn là thời gian phí.
Chuẩn bị từ tối hôm trước
Phần lớn thời gian chuẩn bị bị kéo dài vì những thứ có thể làm sẵn: tìm chìa khoá, chọn quần áo, sạc điện thoại, tìm giấy tờ, kiểm tra xăng. Với những cuộc hẹn quan trọng hoặc buổi sáng hay vội, làm những việc này tối hôm trước.
Một chỗ cố định gần cửa cho chìa khoá, ví, thẻ gửi xe, khẩu trang, kính là thay đổi nhỏ có tác dụng lớn. Nhiều người trễ năm phút mỗi sáng chỉ vì tìm chìa khoá. Một chiếc móc hoặc khay đặt cạnh cửa giải quyết chuyện đó mãi mãi.
Với những cuộc hẹn ở chỗ lạ, tối hôm trước tra đường đi, chỗ gửi xe, cổng vào. Lần đầu tới một bệnh viện lớn hay một toà văn phòng thường mất thêm mười lăm phút chỉ để tìm đúng chỗ.
Với gia đình có con nhỏ, chuẩn bị sẵn túi đồ của con và quần áo sáng mai từ tối. Buổi sáng có trẻ con luôn có những điều không lường trước; dọn đường tối hôm trước để dành sức cho những điều đó.
Những tình huống hay gây trễ và cách xử lý
Nhìn vào cột ghi chú trong tuần đo thời gian, bạn sẽ thấy mình hay rơi vào một vài tình huống quen thuộc:
| Tình huống | Nguyên nhân thật | Cách xử lý |
|---|---|---|
| "Làm nốt việc này đã" | Không có điểm dừng rõ trước khi đi | Báo thức giờ chuẩn bị là giờ dừng việc, ghi lại chỗ dừng |
| Tìm đồ phút cuối | Đồ không có chỗ cố định | Khay cạnh cửa, chuẩn bị từ tối |
| Tắc đường "bất ngờ" | Ước lượng theo lần đi lúc vắng | Dùng thời gian đi lúc cao điểm làm chuẩn |
| Đi chung với người hay chậm | Phụ thuộc vào giờ của người khác | Hẹn họ sớm hơn, hoặc đi riêng |
| Ghé việc khác trên đường | Gộp việc mà không tính thêm thời gian | Chỉ ghé khi đã dư dự phòng |
| Ngại đến sớm phải chờ | Coi thời gian chờ là phí | Mang theo việc nhỏ để làm khi chờ |
Với đa số người, chỉ một hai dòng trong bảng là nguyên nhân chính. Sửa đúng dòng đó hiệu quả hơn cố gắng đúng giờ chung chung.
Ví dụ: người làm tự do hay trễ hẹn với khách
Ví dụ giả định: anh P chụp ảnh sản phẩm tự do, có tiếng tay nghề tốt nhưng hay trễ mười lăm tới hai mươi phút ở các buổi chụp tại cửa hàng của khách. Anh luôn có lý do: đèn chưa sạc, quên một tấm phông, tắc đường ở cầu. Hai khách quen đã chuyển sang người khác mà không nói vì sao.
Anh đo một tuần và thấy thời gian chuẩn bị thiết bị thật là bốn mươi phút, không phải hai mươi như anh vẫn nghĩ, vì mỗi lần đều phải kiểm pin, thẻ nhớ, phông, chân đèn. Anh làm ba thay đổi: một danh sách kiểm thiết bị dán trong tủ đồ, sạc và xếp túi từ tối hôm trước, và đặt giờ rời nhà sớm hơn hai mươi phút so với trước, dư ra thì ngồi chờ ở quán gần cửa hàng khách để xem lại ý tưởng bố cục.
Sau một tháng, anh đến đúng hoặc sớm ở mười một trên mười hai buổi. Lần trễ duy nhất anh nhắn khách trước ba mươi phút kèm giờ đến cụ thể. Đáng chú ý là khoảng chờ hai mươi phút ở quán, thứ anh từng coi là phí thời gian, trở thành lúc anh chuẩn bị tốt nhất cho buổi chụp.
Hẹn với chính mình cũng là một cuộc hẹn
Người hay trễ với người khác thường cũng hay trễ với chính mình: định bắt đầu học lúc 20 giờ, ngồi vào bàn lúc 20 giờ 40; định đi ngủ lúc 23 giờ, lên giường lúc 0 giờ. Cơ chế giống hệt: đánh giá thấp thời gian chuẩn bị, cố làm thêm một việc, không có điểm dừng rõ trước giờ hẹn.
Cách sửa cũng giống: đặt giờ bắt đầu chuẩn bị chứ không chỉ giờ bắt đầu việc, có một báo thức cho giờ dừng việc trước đó, và chuẩn bị sẵn chỗ làm. Những người sửa được thói quen trễ hẹn với người khác thường thấy thói quen đúng giờ lan sang việc riêng của họ, vì cả hai dựa trên cùng một kỹ năng: ước lượng thời gian thật và dừng việc trước đúng lúc.
Một phép thử nhỏ cho tuần này: chọn một cuộc hẹn với chính mình, ví dụ buổi đọc sách tối thứ tư, và đối xử với nó y hệt một cuộc hẹn với khách. Đặt báo thức giờ chuẩn bị, dọn chỗ từ trước, không làm thêm việc gì sau báo thức. Ghi lại giờ thật sự bắt đầu.
Giữ nếp mới và khi trễ vẫn xảy ra
Giữ nếp đúng giờ cũng như mọi thói quen khác: cần thời gian, có ngày trượt. Một cách theo dõi đơn giản là ghi lại mỗi cuộc hẹn đến sớm, đúng giờ hay trễ trong một tháng. Mục tiêu không phải là không bao giờ trễ, mà là trễ trở thành ngoại lệ hiếm thay vì thường lệ.
Khi biết mình sẽ trễ, báo sớm nhất có thể, kèm giờ đến dự kiến thật, không phải giờ mong muốn. "Mình trễ khoảng mười lăm phút, đến lúc 9 giờ 15" tốt hơn nhiều so với "sắp tới rồi" rồi đến muộn thêm hai mươi phút. Báo đúng giờ thật giữ được sự tin cậy ngay cả khi bạn trễ.
Đúng giờ có một lợi ích ít được nói: nó làm giảm căng thẳng của chính bạn. Người hay trễ thường dành mười phút cuối của mỗi chuyến đi trong trạng thái lo lắng, vượt đèn, chạy vội. Đến sớm năm phút cho bạn thời gian để thở, xem lại điều cần nói, và bắt đầu cuộc hẹn trong trạng thái bình tĩnh.
Nếu đi trễ liên quan tới khó khăn chung về quản lý thời gian, hay quên, khó bắt đầu việc, thường xuyên mất đồ, và ảnh hưởng nhiều mặt đời sống từ lâu, có thể nên nói chuyện với bác sĩ hoặc chuyên gia để được đánh giá, thay vì chỉ tự trách.
Câu hỏi thường gặp
Có phải người hay trễ là người không tôn trọng người khác không?
Không hẳn. Phần lớn người hay trễ thật sự muốn đúng giờ và cảm thấy áy náy khi trễ. Nguyên nhân thường nằm ở cách ước lượng thời gian và thói quen làm thêm việc phút cuối. Tuy vậy, với người phải chờ, kết quả vẫn là mất thời gian, nên sửa vẫn là việc nên làm.
Nên đến sớm bao nhiêu phút là hợp lý?
Với hẹn thường ngày, mục tiêu đến sớm năm tới mười phút là vừa. Với phỏng vấn, khám bệnh, thi cử hay chỗ lạ, nên dự phòng nhiều hơn, mười lăm tới hai mươi phút. Nếu đến sớm quá nhiều, có thể chờ ở gần đó rồi vào đúng giờ.
Đặt đồng hồ chạy nhanh mười phút có giúp không?
Với một số người thì có trong thời gian đầu. Nhưng nhiều người nhanh chóng tự trừ đi mười phút trong đầu, và mẹo này mất tác dụng. Đặt báo thức cho giờ chuẩn bị và giờ ra khỏi cửa thường hiệu quả lâu dài hơn.
Đi cùng người nhà hay chậm thì làm thế nào?
Nói chuyện trước, khi không đang vội, về giờ cần ra khỏi nhà. Có thể hẹn họ sớm hơn mười lăm phút, chia việc chuẩn bị, hoặc với cuộc hẹn quan trọng thì đi riêng. Tránh cãi nhau ngay lúc chuẩn bị, vì chỉ làm trễ thêm.
Trễ do tắc đường thì có thể làm gì?
Dùng thời gian đi lúc cao điểm làm chuẩn, không dùng thời gian lúc vắng. Nếu tuyến đường hay tắc khó lường, thêm dự phòng nhiều hơn hoặc chọn phương tiện ít phụ thuộc vào tắc đường hơn. Và luôn báo sớm khi thấy mình sẽ trễ.