Nhóm cùng luyện thường không tan vì cãi nhau mà vì nhạt: sang năm thứ hai, việc chung đã thành quen, vài người cũ chững lại, người khởi xướng mệt, và người mới vào khó hoà nhập với những lề lối mà nhóm cũ coi là hiển nhiên. Muốn nhóm sống qua giai đoạn này cần làm bốn việc: đặt một mốc chung mới, đổi nhịp cho hợp với đời sống đã khác, chia lại vai và có cách đón người mới tử tế.
Bài này dành cho người đang giữ một nhóm chạy bộ, nhóm học ngoại ngữ, nhóm viết hay nhóm đọc đã đi được một năm và thấy số người có mặt mỗi buổi đang giảm. Bạn sẽ có cách nhận diện nhóm đang nhạt hay đang chết, bảng những việc nên đổi, cách đón và giữ người mới, và khi nào nên để nhóm khép lại.
Vì sao năm thứ hai khó hơn năm đầu
Năm đầu có cái mới để giữ chân: mới quen nhau, mới học, mới thấy tiến bộ nhanh. Những tiến bộ ban đầu đến dễ vì xuất phát thấp: người mới chạy tăng từ ba cây số lên mười cây số trong vài tháng, người mới học tiếng đi từ không biết gì đến chào hỏi được. Sang năm thứ hai, tiến bộ chậm hẳn, có khi đi ngang nhiều tháng. Buổi gặp không còn đem lại cảm giác "mình giỏi lên" như trước.
Đời sống của các thành viên cũng thay đổi. Trong một năm, có người chuyển việc, có người có con, có người dọn nhà xa. Khung giờ từng hợp với tất cả nay không còn hợp với ai. Nếu nhóm giữ nguyên lịch cũ vì "xưa nay vẫn thế", số người vắng sẽ tăng đều mà không ai nói ra lý do.
Cuối cùng là chuyện vai trò. Người khởi xướng đã giữ lịch suốt một năm, bắt đầu thấy mệt nhưng ngại nói. Các thành viên khác quen với việc có người lo, không nhận ra gánh nặng ấy. Khi người giữ lịch bận một tháng, nhóm đứng hẳn, và nhiều nhóm không khởi động lại được sau lần đứng đó.
Biết ba nguyên nhân này giúp bạn nhìn tình trạng vắng dần một cách bình tĩnh: không phải mọi người đã hết quý nhóm, mà là cách nhóm vận hành chưa theo kịp những thay đổi của chính họ.
Nhóm đang nhạt hay đang chết: đọc dấu hiệu
Hai trạng thái trông giống nhau từ bên ngoài nhưng cần cách xử lý khác nhau. Nhóm nhạt cần thay đổi; nhóm đang chết có khi cần được khép lại đàng hoàng:
| Dấu hiệu | Nhóm đang nhạt | Nhóm đang chết |
|---|---|---|
| Số người có mặt | Giảm từ từ, vẫn có một lõi ba bốn người | Nhiều buổi liền không đủ người để bắt đầu |
| Tin nhắn trong nhóm | Ít hơn, chủ yếu tin báo và lời chào | Chỉ còn người giữ lịch nhắn, không ai đáp |
| Khi được hỏi | Thành viên nói "dạo này bận", vẫn muốn nhóm tiếp tục | Thành viên lảng tránh, không trả lời |
| Người giữ lịch | Mệt nhưng còn muốn giữ | Đã muốn buông, chỉ giữ vì ngại |
| Việc chung | Đã quen, thiếu thử thách mới | Không còn ai làm việc chung giữa các buổi |
Nếu phần lớn dấu hiệu nằm ở cột giữa, các mục bên dưới đáng thử. Nếu phần lớn nằm ở cột phải, hãy đọc thẳng mục cuối về việc khép nhóm. Không có gì sai khi một nhóm đã làm xong phần việc của nó.
Bốn thay đổi đáng thử cho năm thứ hai
Đặt một mốc chung mới có ngày cụ thể. Nhóm chạy có thể chọn cùng tham gia một giải mười cây số sau sáu tháng; nhóm học tiếng chọn cùng thi một chứng chỉ; nhóm viết chọn cùng hoàn thành một tập truyện ngắn chung. Mốc có ngày tạo lại cảm giác đang đi về đâu đó, thứ mà năm thứ hai thường thiếu. Mốc nên vừa sức với người chậm nhất trong lõi nhóm.
Đổi nhịp theo đời sống hiện tại. Hỏi lại từng người khung giờ nào còn hợp. Có thể giảm từ hai buổi xuống một buổi mỗi tuần nhưng giữ chắc buổi đó, hoặc chuyển từ tối thứ Tư sang sáng Chủ nhật. Một buổi chắc chắn có sáu người tốt hơn hai buổi lưng chừng mỗi buổi hai người.
Chia lại vai, có thời hạn. Người giữ lịch năm đầu nên được nghỉ. Chia việc thành những vai nhỏ có thời hạn ba tháng: người nhắc lịch, người chọn bài tập hay cung đường, người chụp ảnh và ghi lại buổi gặp, người đón thành viên mới. Vai có thời hạn dễ nhận hơn vai vô thời hạn.
Thêm một nghi thức nhỏ. Nghi thức là thứ làm nhóm khác một lịch hẹn. Có nhóm chạy kết thúc mỗi buổi bằng ly cà phê ở cùng một quán; có nhóm học tiếng mở đầu bằng một phút mỗi người kể một từ mới. Nghi thức nên nhỏ, rẻ, lặp lại được, và do chính nhóm chọn.
Đón người mới mà không làm người cũ thấy lạ
Năm thứ hai là lúc nhóm cần máu mới, nhưng người mới rất dễ bỏ đi sau hai ba buổi vì cảm thấy mình là người ngoài. Một quy trình đón đơn giản:
- Có một người đón cố định. Người này nhắn riêng cho người mới trước buổi đầu: gặp ở đâu, mang gì, buổi đó làm gì.
- Viết lại lề lối ngầm thành chữ. Những thứ nhóm cũ coi là hiển nhiên (ai trả tiền nước, chạy theo tốc độ người chậm nhất, không bình luận về cân nặng) cần được nói ra cho người mới.
- Cho người mới một việc nhỏ ngay buổi đầu. Cầm giúp đồ, bấm giờ, đọc một đoạn. Có việc làm thì bớt cảm giác đứng ngoài.
- Hỏi lại sau buổi thứ ba. "Bạn thấy nhóm thế nào, có gì khó không?" Câu hỏi này giữ được nhiều người hơn mọi lời chào mừng.
- Đừng để người cũ kể chuyện cũ quá nhiều. Những câu chuyện "hồi năm ngoái" gắn kết người cũ nhưng đẩy người mới ra ngoài. Giữ chúng cho những buổi gặp riêng.
Nhóm đã sang năm thứ hai cũng nên có một chỗ lưu những gì đã làm được, để người mới đọc và hiểu nhóm nhanh hơn mấy trăm tin nhắn cũ: lịch gặp, cung đường quen, ảnh các buổi, những mốc đã qua. Một trang riêng mang tên nhóm làm việc này gọn hơn nhóm chat; tên miền ngắn, dễ nhớ cho trang như vậy có thể chọn ở tenmiendangcap.com.
Giữ người cũ đang chững lại
Trong năm thứ hai, luôn có vài thành viên kỳ cựu chững lại: tốc độ chạy không tăng, trình độ tiếng không lên, bản thảo không xong. Họ bắt đầu vắng vì cảm thấy mình không còn tiến bộ, hoặc ngại khi người mới tiến nhanh hơn. Mất những người này thì nhóm mất phần lõi giữ nếp.
Cách giữ là cho họ một vai trò mới gắn với kinh nghiệm thay vì tốc độ. Người chạy lâu năm dẫn nhóm người mới đi cung đường dễ; người học tiếng lâu năm chuẩn bị chủ đề cho buổi gặp; người viết lâu năm đọc góp ý cho bài của người mới. Vai trò này giúp họ nhìn thấy giá trị của mình trong nhóm không phụ thuộc vào việc có tiến nhanh hay không.
Song song, có thể đề nghị họ một thử thách nhỏ riêng, khác với cái đã làm suốt một năm: thử chạy đường mòn thay vì đường nhựa, thử viết thể loại khác, thử nghe phim không phụ đề. Giai đoạn đi ngang thường cần một sự thay đổi trong cách luyện chứ không phải cố nhiều hơn theo cách cũ.
Nếu một người cũ nói thật rằng họ muốn nghỉ một thời gian, cứ để ngỏ cửa: "Lúc nào muốn quay lại cứ báo, chỗ của bạn vẫn ở đây." Nhiều người quay lại sau vài tháng, khi đời sống ổn định hơn.
Một năm thứ hai mẫu, chia theo quý
Ví dụ giả định cho một nhóm chạy bảy người đã qua năm đầu. Mỗi quý chỉ thay một hai thứ, đủ để có cảm giác mới mà không làm xáo trộn nếp đã có:
- Quý một: hỏi lại và chỉnh lịch. Người giữ lịch nhắn riêng từng người hỏi khung giờ còn hợp; nhóm chuyển buổi chung từ tối thứ Tư sang sáng Chủ nhật vì ba người mới có con nhỏ. Cả nhóm chọn mốc chung là một giải mười cây số vào cuối quý ba.
- Quý hai: chia vai và đón người mới. Bốn vai nhỏ được nhận, mỗi vai ba tháng. Nhóm nhận thêm hai người qua giới thiệu, có một người đón cố định. Một người cũ xin tạm nghỉ ba tháng vì chuyển nhà.
- Quý ba: tập cho mốc chung. Buổi chung mỗi tuần có một bài riêng cho giải; người cũ chững lại được giao dẫn nhóm người mới chạy cung dễ. Người tạm nghỉ quay lại tháng thứ tám.
- Quý bốn: nhìn lại và chọn mốc tiếp. Sau giải, nhóm nghỉ hai tuần không tập chung, rồi gặp một buổi để mỗi người nói một điều nhóm đã giúp mình và một điều muốn đổi trong năm thứ ba.
Điều đáng chú ý trong ví dụ này là không có quý nào nhóm cố "làm mới" mọi thứ cùng lúc. Nhóm sống lâu thường thay đổi chậm, có báo trước, và luôn giữ lại ít nhất một nghi thức quen thuộc để người cũ thấy đây vẫn là nhóm của mình.
Khi nào nên để nhóm khép lại
Không phải nhóm nào cũng nên sống mãi. Một nhóm ôn thi đã thi xong, một nhóm luyện cho một giải đã chạy xong, đã làm xong việc của nó. Kéo dài chỉ vì tiếc có thể biến những kỷ niệm tốt thành cảm giác nặng nề.
Dấu hiệu nên khép: đã thử thay đổi nhịp, vai trò và mốc chung trong ít nhất hai ba tháng mà không cải thiện; không ai muốn nhận vai giữ lịch; phần lớn thành viên đã chuyển sang những mục tiêu khác. Khi đó, người giữ lịch nên đề xuất một buổi gặp cuối, có thể là một buổi chạy chung, một bữa ăn, để cảm ơn nhau và nhìn lại những gì nhóm đã làm được.
Khép nhóm đàng hoàng có hai cái lợi. Thứ nhất, mọi người giữ được quan hệ tốt, dễ rủ nhau cho những việc sau. Thứ hai, chính bạn học được cách vận hành một nhóm, kinh nghiệm quý nếu sau này bạn muốn lập một nhóm khác cho một mục tiêu mới.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm có nên tăng số thành viên khi người cũ vắng dần?
Có, nhưng tăng từ từ, mỗi lần một hai người, và có người đón cố định. Đổ vào nhiều người mới cùng lúc làm lề lối cũ vỡ, người cũ thấy lạ, người mới không biết hỏi ai. Mục tiêu là giữ cỡ nhóm trong khoảng bốn đến tám người hoạt động thật.
Làm sao biết thành viên vắng vì bận hay vì chán?
Hỏi riêng, đừng hỏi trong nhóm chung. Câu hỏi nên cho phép trả lời thật: "Dạo này mình thấy bạn hay vắng, có cần đổi giờ không, hay bạn muốn nghỉ một thời gian?" Người chán thường chọn vế sau khi thấy mình được phép.
Có nên cho thành viên tạm nghỉ thay vì rời hẳn?
Nên. Chế độ tạm nghỉ có thời hạn, ví dụ ba tháng, giữ được nhiều người đang trải qua giai đoạn bận rộn. Hết thời hạn thì người giữ lịch nhắn hỏi một lần; người đó quyết định quay lại hay rời đi.
Nhóm có hai phe trình độ khác nhau thì xử lý thế nào?
Chia buổi gặp thành phần chung và phần riêng, hoặc chia thành hai nhóm con có một buổi chung mỗi tháng. Ép mọi người theo một nhịp sẽ làm một trong hai phe bỏ đi. Quan trọng là cả hai phe vẫn thấy mình thuộc về một nhóm.
Có nên tổ chức sự kiện lớn kỷ niệm một năm của nhóm?
Một buổi nhìn lại nhỏ là đủ và có ích: mỗi người nói một điều nhóm đã giúp mình. Sự kiện lớn tốn công của người tổ chức, dễ làm họ kiệt sức đúng lúc nhóm cần họ nhất. Giữ nghi thức nhỏ, lặp lại hằng năm.
Người khởi xướng muốn rút lui thì làm sao để nhóm không tan?
Báo trước một hai tháng, chia các việc mình đang làm thành những vai nhỏ và mời từng người nhận. Đi cùng người kế nhiệm một vài buổi trước khi rút hẳn. Nhóm có nhiều người giữ những vai nhỏ sẽ bền hơn nhóm chỉ có một người giữ tất cả.